Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Folglich ist derjenige, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch verpflichtet, diese aufzubewahren.
Aus steuerrechtlichen Gründen sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die gesetzlichen Regelungen dazu finden sich in der Abgabenordnung (§ 147 AO) und im Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB).
Folgende Fristen gelten:
| Frist | Unterlagen |
| 6 Jahre | Digitale Aufbewahrung möglich: – empfangene Handels- und Geschäftsbriefe – abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe – sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind |
| 10 Jahre | Aufbewahrung in Papierform nötig: – Jahresabschluss – Eröffnungsbilanz – Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 und Art. 163 des Zollkodex der Union Digitale Aufbewahrung möglich: – Bücher und Aufzeichnungen – Inventare – Lageberichte – Buchungsbelege – Rechnungen – Arbeitsanweisungen und Organisationsvorschriften, die zum Verständnis der Bücher etc. notwendig sind, inkl. Unterlagen, die die Technik eines DV-Buchführungssystems erläutern. |
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden bzw. Handelsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind.
Wenn das Schriftgut für Steuern von Bedeutung ist, bei denen die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist. Durch z. B. einen Einspruch, eine Betriebsprüfung oder eine spätere Abgabe der Steuererklärung kann diese Festsetzungsfrist allerdings gehemmt werden.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen besteht die Pflicht die Unterlagen länger aufzubewahren, wenn sie für einen der folgenden Sachverhalte von Bedeutung sind:
- für eine begonnene Außenprüfung
- für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO
- für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen
- für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren
- zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen
Spesen- und Reisekostenbelege sind 10 Jahre aufzubewahren.
Unter Berücksichtigung der eben beschriebenen gesetzlichen Regelungen, sind Ihre Spesen- und Reisekostenbelege 10 Jahre aufzubewahren. In Belegmeister sind Ihre freigegebenen Abrechnungen mit den enthaltenen Belegen für 10 Jahre revisionssicher archiviert. Die Speicherung erfolgt auf Servern in Deutschland.
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