Unternehmer sind verpflichtet, in Büchern und sonstigen Aufzeichnungen ihre Geschäftsvorfälle zu dokumentieren. Damit diese Dokumentation für steuerliche Beweiszwecke von den Finanzbehörden anerkannt wird, haben sie dabei die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie jene zum Datenzugriff“ – kurz GoBD – zu beachten. Die aktuelle Fassung des GoBD-Leitfadens vom Bundesfinanzministerium (BMF) ist vom 28. November 2019.
Die wichtigsten Regelungen aus den GoBD in Bezug auf Ihre Spesen- und Reisekostenabrechnung haben wir nachfolgend für Sie zusammengefasst.
Belege dürfen per Handy digitalisiert werden.
Unter Randziffer 130 GoBD heißt es: “Eine bildliche Erfassung kann hierbei mit den verschiedensten Arten von Geräten (z.B. Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scan-Straßen) erfolgen”. Das BMF spricht bei der elektronischen bildlichen Erfassung von „z.B. gescannt oder fotografiert“. Eine Unterscheidung oder Einschränkung, wie Belege mit den verschiedensten Arten von Geräten erfasst werden müssen, wird nicht getroffen. Damit kann eine ordnungsgemäße Belegerfassung in Belegmeister durch die Foto-Funktion des Smartphones oder Tablets erfolgen.
Ausländische Belege dürfen im Ausland erfasst werden.
Im Ausland entstandene bzw. empfangene Belege auf Dienstreisen im Ausland dürfen direkt vor Ort durch mobile Geräte z. B. mit dem Smartphone erfasst werden. Dies steht unter Randziffer 130 GoBD explizit geschrieben.
Belege aus freigegebenen Abrechnungen können weggeworfen werden, wenn es eine Verfahrensdokumentation gibt.
Nach der bildlichen Erfassung eines Beleges dürfen die Papierbelege vernichtet werden (Randziffer 140 GoBD). Dabei gilt die Einschränkung “soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind”. Diese Einschränkung gilt z.B. für Bilanzen und Abschlüsse, nicht aber für Belege von Spesen- und Reisekostenabrechnungen.
Weiter heißt es: „Der Steuerpflichtige muss entscheiden, ob Dokumente, deren Beweiskraft bei der Aufbewahrung in elektronischer Form nicht erhalten bleibt, zusätzlich in der Originalform aufbewahrt werden sollen.“ Wenn also die Beweiskraft in elektronischer Form gegeben ist und keine steuerlichen oder außersteuerlichen Vorschriften zur Aufbewahrung bestehen, können die Belege weggeworfen werden. Zur Absicherung empfehlen wir, die elektronische Belegarchivierung mit dem Finanzamt individuell abzustimmen.
Freigegebene Abrechnungen und die enthaltenen Belege können in Belegmeister nicht mehr gelöscht oder verändert werden. Auch nicht durch einen Prüfer oder einen Administrator. Sie sind festgeschrieben und somit revisionssicher archiviert im Sinne der GoBD.
Für eine revisionssichere Archivierung müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist die Vollständigkeit, Richtigkeit, Ordnungsmäßigkeit und Unveränderbarkeit gewährleistet sein (Randziffern 26 und 27 GoBD). Weitere Anforderungen für elektronische Archivsysteme in Bezug auf Nachvollziehbarkeit, Verfügbarkeit, Sicherheit und Zugriffsschutz ergeben sich aus den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§ 239 HGB, § 257 HGB) und der Abgabenordnung (§ 146 AO, § 147 AO).
Ihre Abrechnungen und Belege sind für die für Spesen und Reisekosten rechtlich vorgeschriebene Frist von 10 Jahre in Belegmeister für Sie gespeichert. Die Speicherung der Daten erfolgt nur auf Servern in Deutschland. Im Falle einer Betriebsprüfung können Sie dem Finanzamt einen kostenfreien Zugang zu Ihren Abrechnungsdaten für den Prüfzeitraum einrichten.
Belege aus nicht freigegebenen Abrechnungen nicht wegwerfen.
Solange hochgeladene Belege in Belegmeister noch nicht den Belegstatus „Freigegeben“ haben, ist nicht ausgeschlossen, dass sie noch gelöscht werden. Wenn ein Beleg gelöscht wird, werden die Abrechnungspositionen des Beleges automatisch ebenfalls gelöscht. Dieser Vorgang lässt sich nicht rückgängig machen.
Die gelöschten Abrechnungspositionen können nicht mehr in einer Abrechnung eingereicht werden. Buchungssätze ohne Beleg können auf diesem Weg also nicht entstehen. Dennoch ist ein Beleg, der möglicherweise noch gelöscht werden kann, nicht revisionssicher archiviert im Sinne der GoBD. Aus diesem Grund dürfen Sie Belege, die noch nicht den Belegstatus „Freigegeben“ haben, noch nicht wegwerfen.
In der Praxis hat sich folgende unternehmensinterne Richtlinie bewährt: Die Mitarbeiter sollen Papierbelege zu Hause aufbewahren, bis die Auszahlung der freigegebenen Abrechnung aufs Bankkonto des Mitarbeiters erfolgt ist. Damit haben alle Mitarbeiter eine klare, leicht einzuhaltende Anweisung. Zusätzlich sind die Originalbelege noch verfügbar, falls Fragen im Prüfprozess auftauchen.
Pflicht zur Verfahrensdokumentation besteht in jedem Fall.
Für die Umwandlung der Papierdokumente in elektronische Dokumente muss das Verfahren dokumentiert werden (Randziffer 136 GoBD). Empfohlen wird eine Organisationsanweisung mit folgenden Inhalten:
- Wer darf erfassen?
- Zu welchem Zeitpunkt wird erfasst oder soll erfasst werden?
- Welches Schriftgut wird erfasst?
- Ist eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich?
- Wie erfolgt die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit?
- Wie erfolgt die Protokollierung von Fehlern?
Sollte es keine Verfahrensdokumentation geben oder die vorhandene Verfahrensdokumentation ungenügend sein, führt dies nicht zum Verwerfen der Buchführung, solange die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit gegeben ist. (Randziffer 155 GoBD)
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