Sie wollen Papierbelege nicht mehr mühsam ordnen, aufkleben, abheften und aufbewahren? Sie wollen keine Ordnerstapel die ganze Archive füllen? Das ist möglich! Belege, die eingescannt und elektronisch weiterverarbeitet werden, dürfen weggeworfen werden. Allerdings nur, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
- Sie haben eine Verfahrensdokumentation, in der die Arbeits- und Scan-Prozesse Ihres Unternehmens festgelegt sind.
- Ihre Belege werden revisionssicher archiviert.
- Es bestehen nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften keine Vorschriften zur Aufbewahrung im Original.
Die Verfahrensdokumentation hängt von den individuellen Prozessen in Ihrem Unternehmen ab und sollte deswegen gemeinsam mit Ihrem Steuerberater spezifisch für Ihr Unternehmen erarbeitet werden. Unser Support unterstützt Sie gern bei der Dokumentation Ihres Spesen- und Reisekosten-Prozesses mit Belegmeister.
Ihre Belege können in Belegmeister nach der Freigabe nicht mehr gelöscht bzw. verändert und damit gefälscht werden. Sie sind festgeschrieben und somit revisionssicher archiviert. Belegmeister speichert Ihre Belege für die für Spesen und Reisekosten rechtlich vorgeschriebene Frist von 10 Jahre ausschließlich auf Servern in Deutschland.
Für Belege von Spesen- und Reisekostenabrechnungen bestehen keine steuerliche Vorschriften zur Aufbewahrung (Randziffer 140 GoBD, § 147 AO).
Grundsätzlich sollte ersetzendes Scannen für alle Papierbelege in Ihrem Unternehmen genutzt werden. Wir empfehlen Ihnen, gemeinsam mit Ihrem Steuerberater eine Komplettlösung zum ersetzenden Scannen aller Belege in Ihrem Unternehmen einzuführen. So sparen Sie an mehreren Stellen Zeit und Geld.
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