Produktivität
Geschäftsreisen haben oft eine achterbahnhafte Effektivitätskurve: Lange passiert wenig bis gar nichts, und dann entscheidet sich in einem einzigen Termin, worauf man tagelang hingearbeitet hat.
Besonders während der Reisezeit sinkt die Produktivität der Reisenden oft ungewollt gegen Null – doch das muss nicht sein. In diesem Beitrag unserer Reihe „5 Tipps für Geschäftsreisende“ zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Zeit unterwegs am besten nutzen!
1. Mach es zu deinem Projekt
Oft summiert sich dich Reisezeit einer Geschäftsreise zu einem gesamten Arbeitstag, bei weiten Reisen geht schnell noch mehr Zeit verloren. Doch viele Geschäftsreisende können diese Zeit nicht effektiv nutzen: Kein stabiles oder nur unregelmäßig Internet für Online-Aufgaben, kein vernünftiger Arbeitsplatz, um benötigte Unterlagen abzulegen, erschwerte Bedingungen für die Konzentration.
Doch die Zeit kann hervorragend für Projekte genutzt werden, die weder Internet noch Arbeitsfläche benötigen und im Alltag regelmäßig hintenüber fallen: Eine alte Präsentation auf den neuesten Stand bringen, einen Bericht lesen, oder neue Ziele und Aufgaben für die kommenden Wochen skizzieren.
Vor Reiseantritt lohnt es sich, Zeitfenster in Ihrer Reiseplanung zu identifizieren, in denen Sie sich Ihrem Projekt annehmen können. Ob Sie damit die Wartezeit an Flughafen oder Bahnhof überbrücken oder die Zeit zwischen zwei Terminen in einem Café – dank Ihres Projekts nutzen Sie das Potential Ihrer Reise bestens aus!
Ist das Projekt gut vorbereitet und alle Materialien vorab offline gespeichert, kann am Ende der Geschäftsreise ein weiterer kleiner, aber oft nerviger Punkt von der To-Do-Liste gestrichen werden! Machen Sie sich dafür einfach einen eigenen Ordner auf Ihrem Laptop auf, den Sie schnell wiederfinden und leicht erreichen können. Achtung: Legen Sie diesen nur auf dem Desktop ab, wenn Sie sicher sind, dass kein Kunde oder Geschäftspartner Ihren Bildschirm sieht.
2. Besser spät als nie
Es erscheint kontraintuitiv, aber eine längere Flug- oder Bahnreise ohne Internet ist der perfekte Moment, um längst überfällige E-Mails zu beantworten. Eine gute Chance für alle, die im Arbeitsalltag trotz Boomerang weit entfernt sind vom ‚Inbox Zero‘-Traum.
Voraussetzung ist ein Mailprogramm mit Offlinefunktion (z. B. Microsoft Outlook): 15-20 Mails sind leicht angesammelt, die eine Antwort verdienen, aber es im Alltag nicht auf den Priorisierungsradar schaffen. Unterwegs lassen sie sich ungestört von neuer Konkurrenz beantworten und werden automatisch versandt, wenn der Laptop oder das Tablet wieder online sind.
3. Den Reiseplan priorisieren
Geschäftsreisen sind zwar oft stringenter durchgeplant als der Arbeitsalltag selbst, durch Verspätungen und die ungewohnte Umgebung kommt es jedoch regelmäßig zu ungewollten Planänderungen und Verspätungen.
Umso wichtiger ist es, Termine von vorneherein zu priorisieren und sich während der Geschäftsreise an die Priorisierung zu halten. Wer oft genug unterwegs ist, kennt genug Menschen, die sich einfach nur treffen möchten, weil man gerade in der Gegend ist. Ein klarer Fokus auf den Grund der Reise und die Kontakte, die man tatsächlich treffen möchte, hilft, den Terminkalender übersichtlich zu halten und im Notfall ohne Nachdenken den richtigen – unwichtigeren – Termin zu streichen.
Nutzen Sie dazu die ABC-Analyse, um festzulegen, welcher Termin am wichtigsten ist. Achten Sie dabei auf die folgenden Kriterien:
• Wie wichtig ist der Kunde/Partner?
• Wie wichtig ist der Termin (Vorgespräch, Vertragsunterzeichnung)?
• Können Sie den Kunden/Partner leicht bei einer anderen Gelegenheit treffen?
• Haben Sie diesen Kunden/Partner bereits vorher einmal versetzt?
4. Man lernt nie aus
Es war nie leichter, Informationen und Wissen aufzunehmen, in kleinen Häppchen, immer und überall. Auch Geschäftsreisende können von dieser Entwicklung profitieren und damit ihre Karriere voranbringen.
Eine gute Möglichkeit, unterwegs zu lernen und trotzdem die Hände frei zu haben, ist auditives Lernen über Kopfhörer. Viele Sprachlernkurse bieten Hörbeispiel- und –verständnis-CDs an. Kanal 7 des AirBerlin Bordradios auf Mittelstrecken (z. B. Inlandsflüge in Deutschland) spielt einen Spanischkurs des Alpha Institute ab. Für Fortgeschrittene bietet sich ein Hörbuch in der neuen Sprache an. Auch Hörbücher über branchenrelevante Themen, Karriereratgeber und Bücher über Persönlichkeitsentwicklung bieten sich für die Geschäftsreise an.
Ebenso gut investiert ist die Zeit mit einem E-Book oder einer Offline-Lernsoftware. Für ganz Eilige empfiehlt sich eine Zusammenfassung der Business Bestseller zum Lesen in 15 Minuten.
5. Selbstverwirklichung wie im Fluge
Viele Geschäftsreisende haben eigene Projekte, die in den Hintergrund treten, wenn die Zeit eng wird: ein Buch schreiben oder eine eigene Geschäftsidee weiterentwickeln.
Ein Laptop oder einfacher Notizblock und ein Langstreckenflug reichen oft, um ein Meisterwerk zu kreieren. Oder zumindest den Beginn eines Meistwerks. Wichtig ist bei solch einem Projekt, einfach anzufangen: „You cannot edit a blank page!“