Zeit und Kosten sparen:
Reisekostenabrechnung für kleine und mittlere Unternehmen
Kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) stehen bei der Verwaltung von Reisekostenabrechnungen vor einer Vielzahl von Herausforderungen. Diese Probleme können zu ineffizienten Prozessen, erhöhten Kosten und Frustration bei den Mitarbeitern führen. Hier sind die häufigsten Herausforderungen, mit denen KMUs konfrontiert sind:
1. Manuelle Prozesse
Viele KMUs verwenden manuelle Methoden zur Erfassung und Abrechnung von Reisekosten. Die Mitarbeiter müssen Belege sammeln, Daten in Tabellen eintragen und Abrechnungen manuell erstellen. Dies ist oft sehr zeitaufwendig und fehleranfällig.
2. Zeitverzug und Unvollständigkeit
Papierbelege gehen leicht verloren oder werden beschädigt. Dies kann zu unvollständigen Abrechnungen und Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung von Ausgaben führen. Kompliziert und zeitraubende Abrechnungsprozesse frustrieren darüber hinaus die Mitarbeiter.
3. Fehlende Transparenz
Ohne ein zentrales System zur Verwaltung von Spesen- und Reisekosten ist es schwierig, den Überblick zu behalten. Wer hat welche Reisekosten bei wem auf welchem Weg eingereicht? Was muss noch geprüft und freigegen werden? Viele KMUs wünschen sich einen komfortableren Weg zur Abrechnung mit einer einfachen Nutzeroberfläche, die von auch von nicht-technik-affinen Mitarbeitern intuitiv bedient werden kann.
4. Compliance und gesetzliche Vorschriften
KMUs müssen sicherstellen, dass ihre Reisekostenabrechnungen den gesetzlichen Vorschriften und internen Richtlinien entsprechen. Dies erfordert eine ordnungsgemäße Dokumentation sowie eine Integration der Abrechnungsdaten in z.B. das Buchhaltungssystem. Eine mangelnde Integration kann zu doppeltem Aufwand und Fehlern führen.
Lösungen zur Bewältigung dieser Herausforderungen
Die Implementierung einer spezialisierten Software wie Belegmeister kann KMUs helfen, diese Herausforderungen zu meistern. Mit Smartphone und Webanwendung erfolgt die Erfassung einfach und schnell. Die Belegerkennung mit OCR und KI ersetzt das mühselige Abtippen der Belege. Alle wichtigen Daten werden automatisch erkannt. Das Einreichen, Prüfen und Freigeben erfolgt online in der Software. Damit reduzieren Sie Inkonsistenzen und reduzieren Fehler bei der Abrechnung. Belegmeister unterstützt Sie damit optimal dabei, den Verwaltungsaufwand zu minimieren. Starten Sie durch und nutzen Sie Ihre Zeit viel produktiver für die Kernaufgaben Ihres Unternehmens.
Testkonto einrichten und sofort beginnen
Starten Sie ohne lange Einführungsphase
Eine Installation der Software auf Ihrem Laptop oder PC ist nicht nötig (Software-as-a-Service). Der Zugriff auf Belegmeister erfolgt mittels SSL-verschlüsselter Verbindung über einen Browser. Die App für Ihr Smartphone laden Sie sich im App Store (iOS) bzw. Play Store (Android) herunter. Der Testzeitraum läuft 30 Tage und endet automatisch. Wenn Sie ein Abonnement buchen, verkürzt sich der Testzeitraum nicht.
Sparen Sie Zeit
Fotografieren Sie Ihre Belege unterwegs mit dem Smartphone. Unsere Belegerkennung nutzt KI und OCR. Alle relevanten Daten werden ausgelesen. Sie müssen nichts mehr mühsam Abtippen. Das Einreichen, Prüfen und Freigeben erfolgt papierlos online. So reduzieren Sie die Bearbeitungszeit enorm und steigern Ihre Effizienz!
Reduzieren Sie Fehler
Mithilfe der Reisedaten werden die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand richtig berechnet – auch für Reisen mit Zwischenzielen. Die automatische Kontierung erstellt die korrekten Buchungssätze für Ihren individuellen Kontenrahmen. So gibt es keine Übertragungs- oder Tippfehler mehr.
Mit Belegmeister schaffen Sie Transparenz
Erfassen Sie Ihre Belege und Reisen mit ein- und demselben Zugang per Smartphone, Laptop, PC oder Tablet. Sie haben medienübergreifend jederzeit vollen Zugriff auf Ihre Daten. Beim Einreichen, Freigeben und Ablehnen einer Abrechnung erfolgt eine E-Mail-Benachrichtigung. Damit sind Sie über den aktuellen Stand der Abrechnungen jederzeit informiert.
Belegmeister ist GoBD- und DSGVO-konform
Belegmeister ermöglicht Ihnen eine vollständige, fortlaufende und richtige Aufzeichnung Ihrer Geschäftsvorfälle. Freigegebene Abrechnungen können nicht mehr gelöscht bzw. verändert werden. Sie sind festgeschrieben und revisionssicher archiviert. Dabei speichern wir Ihre Daten ausschließlich auf Serverstandorten in Deutschland.
Bei uns erhalten Sie persönlichen, individuellen Support
Unser Support-Team unterstützt Sie per E-Mail, Telefon und Videotelefonie. Wir beantworten Ihre Fragen – bis alles läuft.
Darüber hinaus haben wir Video-Tutorials und eine Anleitung für die Webanwendung und für das Smartphone auf unserer Webseite veröffentlicht.
Bilden Sie die individuellen Prozesse Ihres Unternehmens ab
Mit individuellen Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträgern und einem Prüfprozess gemäß Unternehmenshierarchie können Sie Ihre speziellen Prozesse abbilden. Die Prüfung kann auch mehrstufig und mit mehreren Prüfern auf einer Prüfstufe eingerichtet werden. So binden Sie alle relevanten Personen ein.
Halten Sie Ihre Ausgaben
transparent und flexibel
Egal wie viel Nutzer Sie haben: Bei Belegmeister gibt es keine Grundgebühr, keine Setup-Kosten und keine Support-Kosten. Sie benötigen keine eigene Infrastruktur, somit entstehen keine Wartungskosten. Sie bezahlen nur für aktive Mitarbeiter. Das Abonnement ist monatlich kündbar.
Kontaktieren Sie uns
Durch den Einsatz moderner Lösungen wie Belegmeister können KMUs ihre Reisekostenabrechnungen effizienter gestalten, die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und die Gesamtkosten senken. Überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen unserer Software. Unser Team steht Ihnen gerne beratend zur Verfügung und unterstützt Sie bei der Implementierung unserer Software.