Die Reiseplanung
In der Belegmeister-Reihe „5 Tipps für Geschäftsreisende“ beleuchten wir die Phasen einer Geschäftsreise und geben Ihnen wertvolle Tipps zu verschiedenen Themen.
Wenn Sie regelmäßig geschäftlich unterwegs sind, wissen Sie: es gibt viele Komponenten, die eine erfolgreiche Reise ausmachen – dies beginnt bereits mit der Planung.
In diesem Artikel geht es um die Dinge, die Ihre Geschäftsreise bereits vor Antritt aufwerten können!
1. Gut geplant ist halb gereist
Eine gut geplante Geschäftsreise ist bereits der erste Schritt zum Erfolg der Reise. Ein wichtiger Faktor sind die Reisetage. Sie lassen sich oft aufgrund des engen Terminkalenders nicht wählen, doch wer die Möglichkeit hat, flexibel zu reisen, sollte passend zum Reisemittel Zeiten und Tage mit erfahrungsgemäß weniger Verkehrsaufkommen nutzen. Positiver Nebeneffekt: Flug- und Bahntickets sind zu diesen Zeiten oft günstiger.
Flugreisen sind zum Beispiel vor allem rund um das Wochenende am stärksten ausgelastet: Freitags nach 18 Uhr, sonntags, und montags bis 9 Uhr ist mit vollen Flugzeugen zu rechnen.
Um den alltäglichen Pendlerverkehr zu umgehen macht es oft Sinn, gerade Autobahnen und große Bahnhöfe zu den Stoßzeiten zu meiden. Autobahnen rund um Großstädte sind werktags zwischen 6 und 9 Uhr sowie zwischen 16 und 19 Uhr in der Hauptverkehrszeit am vollsten, in ländlichen Gebieten verschiebt sich diese Zeit um bis zu eine Stunde.
Im Sommer und rund um Feiertage lohnt es sich außerdem, einen Blick auf den Schulferienkalender zu werfen. Wer mit dem Auto unterwegs ist, landet sonst leicht im Urlaubsstau.
Für Geschäftsreisende, die mit der Bahn oder mit dem Flugzeug reisen, ist es sinnvoll, eine leicht längere Reise auf sich zu nehmen, wenn damit mehrfaches Umsteigen vermieden werden kann. So lässt sich die Reisezeit besser am Stück nutzen, um zu Arbeiten oder zu Entspannen.
Zu einer gut geplanten Geschäftsreise gehört natürlich auch eine Checkliste:
2. Die Checkliste
Im Beitrag „5 Tipps für Geschäftsreisende – Das Gepäck“ wurde es bereits angesprochen: Richtig Packen lohnt sich. Was Sie einpacken, sollten Sie auf einer Liste festhalten, um nichts zu vergessen. Einige Geschäftsreisende überspringen diesen Schritt, indem sie einen fertig gepackten Trolley im Schrank stehen haben, doch nicht für jeden ist das praktikabel. Für alle anderen lohnt es sich, eine Liste anzulegen.
Dies kann eine einfache Liste zum Abhaken in Word oder Excel sein, und natürlich gibt es auch diverse Apps für Ihr Smartphone. Wenn es besser in Ihren Arbeitsablauf passt, können Sie sich die Liste ausdrucken, eine digitale Liste hat jedoch den Vorteil, dass sie einfacher zu ergänzen und zu aktualisieren ist.
Auf die Liste gehören nicht nur Gegenstände wie Kleidung und Kosmetika, sondern auch Unterlagen wie Tickets, Pass und Präsentationen, selbst wenn diese digital vorliegen.
Merken Sie unterwegs, dass sie auf Ihrer Liste einen wichtigen Punkt vergessen haben, sollten Sie diesen vor der nächsten Reise mit aufnehmen. So entsteht über die Zeit Ihre perfekte Reiseliste.
3. Das Hotel
Ein entscheidender Schritt in der Planung einer mehrtägigen Geschäftsreise ist die Wahl des richtigen Hotels. Hier gibt es neben dem Preis und der Lage viele subjektive Kriterien, die von Reisendem zu Reisendem unterschiedlich sind. Bei einigen Kriterien sind sich die meisten Hotelgäste jedoch einig: „Das Wichtigste von allem: Eine ordentliche Matratze. Das Frühstück kann so toll sein, wie es will, das WLAN kann so schnell sein, wie es will – wenn der Gast eine schlechte Nacht hatte, werden wir am nächsten Tag davon erfahren. Und er wird nicht wiederkommen.“, sagt Lars Eisenstein, Direktor des Hotel Klee Berlin, über die Vorlieben von Geschäftsreisenden.
Daher lohnt sich die Recherche von Hotels am Zielort im Internet, vor allem über Bewertungsportale wie z. B. TripAdvisor oder Buchungsportale wie z. B. HRS. Hier sollte jeder Geschäftsreisende sich vor der Recherche überlegen, welche Kriterien für ihn persönlich wichtig sind, die das Hotel erfüllen soll. Bei den Bewertungen und Kommentaren auf den Portalen ist auch auf den Hintergrund des Autors zu achten: „Wer hat die Bewertung geschrieben? Ein chinesischer Geschäftsreisender hat ganz andere Ansprüche als ein amerikanischer Geschäftsreisender oder ein deutscher Geschäftsreisender. Die können für das gleiche Frühstücksbuffet drei verschiedene Bewertungen abgeben.“, so Eisenstein.
Viele Hotels bieten z. B. einen Shuttle Service vom Flughafen oder Bahnhof zum Hotel. Der Aufpreis liegt oft unter den Kosten für ein Taxi und die Fahrt ist ebenfalls angenehmer. Andere subjektive Kriterien können auch die Geschwindigkeit des Internetanschlusses auf dem Zimmer sein, der Umfang des Concierge-Services sowie das gastronomische Angebot im Hotel selbst.
Haben Sie ein Hotel oder eine Hotelkette gefunden, die Ihre Kriterien erfüllen, lohnt es sich, bei wiederkehrenden Geschäftsreisen zum gleichen Zielort das gleiche Hotel, bzw. an einem anderen Zielort ein Hotel der gleichen Kette zu buchen. Dies erspart Ihnen einiges an Planungsarbeit und steigert die Vorfreude auf die Reise – denn Sie wissen genau, was Sie erwartet und können oft von einem Treueprogramm profitieren:
4. Willkommen zurück – Treueprogramme der Hotelketten
Auch Hotels profitieren gerne von der Planungssicherheit, die wiederkehrende Gäste mitbringen. Viele Hotels bieten ihr eigenes Treueprogramm, doch auch für Geschäftsreisende, die nicht immer in der gleichen Hotelkette übernachten, gibt es entsprechende Angebote von Hotels, die sich zusammengeschlossen haben, wie zum Beispiel der Global Hotel Alliance, die 22 Ketten umfasst.
Vorteile der Treue sind oft kostenlose Upgrades der Zimmerkategorie nach Verfügbarkeit, ein schnellerer Check In und das Wegfallen eventueller Stornogebühren. Das Hotel kennt die Vorlieben des Geschäftsreisenden bereits – Raucher oder Nichtraucher, Zimmerposition relativ zum Aufzug, besondere Frühstückswünsche – und kann vorab von alleine entsprechend darauf reagieren. Das macht den Aufenthalt meist wesentlich angenehmer.
5. Über den Wolken – Bonusprogramme der Fluggesellschaften
Die wohl bekanntesten Bonusprogramme kommen von Fluglinien: Vielfliegermeilen. Gut informierte Geschäftsreisende können damit nicht nur Geld sparen, sondern mit dem richtigen Bonusprogramm auch wesentlich angenehmer reisen.
Wer ein Vielfliegerprogramm nutzt, kann seine Flugreise viel konkreter und zeitgenauer planen: Fluglinien bieten ihren Elitekunden Telefonnummern an, die ihnen ein schnelleres Buchen und Umbuchen von Flugtickets ermöglichen. An Flughäfen bieten sie Lounges, deren Ruhe dem Geschäftsreisenden etwas Zeit zum Arbeiten oder Entspannen ermöglicht. Priorisierter Check-In, Upgrades in die erste Klasse nach Verfügbarkeit und Freiflüge helfen Geschäftsreisenden, früher, entspannter und produktiver ans Ziel zu kommen.
Wichtig ist dabei, nicht die Kosten aus den Augen zu verlieren. Sobald ein Preisnachteil bei der gewählten Airline der Konkurrenz gegenüber entsteht, der zu groß ist, um die Vorteile des Treuprogramms zu rechtfertigen, ist es Zeit, günstigere Anbieter in Betracht zu ziehen.