Reisekostenabrechnung ohne Formular –

S.a.a.S. mit automatischer Belegerkennung

Auch wenn sich oft über die Bürokratie und ihre Formulare beschwert wird: Viele Prozesse, in denen Informationen übertragen werden müssen, lassen sich dadurch vereinfachen und beschleunigen.

Daher haben sich Formulare vorerst auch für die Anfertigung von Reisekostenabrechnungen durchgesetzt.


Druckreif – Papierformulare bleiben die Norm

Der Großteil aller Geschäftsreisenden in Deutschland sitzt regelmäßig vor einem dieser beiden Formulararten: auf Papier gedruckt oder in Excel angelegt.

Laut der Geschäftsreiseanalyse 2013 des Verbandes Deutsches Reisemanagement (VDR) nutzt jede zweite Firma mit unter 500 Mitarbeitern papierbasierte Formulare zur Abrechnung der Reisekosten. Weitere 38% nutzen diese Formulare zumindest noch zusätzlich oder in Einklang mit einer digitalen Lösung.

Größere Firmen mit mehr als 500 Mitarbeitern sind zwar schon moderner aufgestellt, doch auch hier werden die Geschäftsreisenden regelmäßig vor ein papierbasiertes Formular gesetzt: 29% der vom VDR befragten Unternehmen nutzen ausschließlich Papier für ihre Abrechnung, fast jedes zweite Unternehmen dieser Größenordnung setzt auf ein teilweise papierbasierte Lösung.

Dabei ist es oft die Vermeidungshaltung gegenüber einer Einstiegsinvestition und der Prozessveränderung, die den Einsatz von Software für Reisekostenabrechnungen verhindert. Die Ersparnis von Zeit und Geld auf mittelfristige Sicht wird mit kurzfristig angelegten Argumenten unterbunden.


Der Tabellenführer – Excel-Formulare sind die Nummer 1 der Reisekostensoftwareliga

Doch auch Geschäftsreisende, die nicht in den Papierkrieg geschickt werden, sitzen oft noch stundenlang vor einem Formular – in Excel. Nach einer Umfrage von Belegmeister nutzen 47% der Geschäftsreisenden, die digital an ihre Abrechnung herangehen, ein Formular in Excel.

Die kurzfristigen Vorteile gegenüber einer Software liegen auf der Hand. Excel ist günstiger in der Anschaffung als eine teure Software zur Abrechnung von Reisekosten. Kleine Änderungen können selbst vorgenommen werden und benötigen nicht den oft kostspieligen Eingriff des Softwareanbieters. Und die meisten Geschäftsreisenden haben Excel auf ihrem Computer zuhause oder auf ihrem Firmenlaptop installiert, so dass sie ihre Abrechnung nicht zwangsläufig am Rechner im Büro machen müssen.

Nachteil des Excel-Formulars: Oft sind Angestellte sich nicht sicher, welche Daten Sie in welche Zelle eintragen müssen. Im Gegensatz zu einer extra zu diesem Zweck programmierten Software kann Excel etwaige Fehler nicht korrigieren. Das führt zu Kontrollschleifen, die die Zeit von Angestellten, Vorgesetzten und Steuerberatern unnötig beanspruchen.


Software as a Service – Die immer-und-überall-Software

In dieser Hinsicht ist spezielle Reisekostenabrechnungssoftware dem Excel-Formular überlegen, schließlich ist sie extra zu diesem Zweck programmiert und für Excel ist es nur eins von vielen Feldern, was abgedeckt werden muss. Doch mit spezieller Software kommen auch oft markante Nachteile, vor allem für KMU:

• Hohe Anschaffungskosten, sowohl für die Software als auch für IT-Infrastruktur
• Installations- und Implementierungszeit, oft verbunden mit Schulungen
• Lokal begrenzter Zugang nur an Rechnern mit der speziellen Software
• Wartungsverträge und Kosten für regelmäßige Updates erhöhen die Gesamtkosten

Diese Nachteile hat eine Entwicklung der letzten Jahre aufgehoben – Software as a Service (S.a.a.S.). Software wird nicht mehr lokal installiert, sondern über das Internet im Browser aufgerufen. Schnellere Internetleitungen und leistungsfähigere Rechner haben diese Entwicklung ermöglicht. Das Auslagern von IT-Infrastruktur und Software-Betreuung an einen S.a.a.S.-Anbieter lässt dem Service-Nehmer wieder mehr Zeit für sein Kerngeschäft und spart Kosten ein:

• Keine Installation, Betrieb der Software direkt über das Internet
• Zugang von jedem internetfähigen Rechner
• Regelmäßige Updates und Wartung der Infrastruktur übernimmt der Softwareanbieter ohne Wartungsvertrag

Firmen, vor allem kleine und mittelständige, können so mit geringen Einstiegskosten Software nutzen, die vor der Entwicklung von S.a.a.S. oft großen, investitionsfreudigen Firmen vorbehalten war. Angestellte können diese Software einfacher nutzen, zwischen Firmenrechner und Laptop wechseln und sogar am heimischen Computer die Software im Browser aufrufen.


Service für alle – S.a.a.S. als günstige Alternative

Gerade für Reisekostenabrechnungen lohnt sich der Schritt zu einer Software in der Cloud. Geschäftsreisende können so bereits während der Reise an ihrem Laptop an der Abrechnung arbeiten. Berater kommen zwischen Projekten oft gar nicht lang genug zurück in die Firma, um eine nur dort am Computer installierte Software nutzen zu können.

Durch die Flexibilität im Preismodell und die geringen Kosten in der Anschaffung sind S.a.a.S.-Angebote besonders für kleine und mittelständige Unternehmen (KMU) interessant. Bei diesen geht häufig nur eine verhältnismäßig kleine Anzahl von Arbeitnehmern auf Geschäftsreise, und dies oft unregelmäßig. Daher scheuen viele KMU zurecht die unrentable Investition in klassische Software, die in einem Lizenzpaket gekauft wird. Die Nutzung einer S.a.a.S.-Lösung ermöglicht es ihnen stattdessen, nicht nur die Implementierungskosten (Installation und Schulungen) sondern auch die Folgekosten für Wartungsverträge und Updates zu umgehen.

Die Ausgaben für eine S.a.a.S.-Lösung amortisieren sich durch den Zeitgewinn, den die Verwendung einer professionellen Abrechnungssoftware gegenüber selbstgebauten Excel-Tabellen bringt. Wieviel Zeit KMU gegenüber einer papierbasierten Reisekostenabrechnung sparen können, können Sie auch in unseren vergangenen Journalen lesen.


Mehrwert über S.a.a.S. hinaus – Reisekostenabrechnungen mit Belegmeister

S.a.a.S. verbindet die funktionale Spezialisierung von Software mit der unkomplizierten und günstigen Anschaffung des Excel-Formulars. Während die Reisekostenabrechnung mit dem Excel-Formular jedoch weiterhin ein zeitaufwendiger Prozess ist, kann ein spezialisiertes S.a.a.S.-Angebot den Prozess vereinfachen und Zeit sparen, und so eine echte Bereicherung sein – und gleichzeitig erschwinglich für alle Unternehmen.

Funktionalitäten, die der Belegmeister Ihnen als S.a.a.S. als echten Mehrwert bieten möchte, sind:

• Intelligente Belegerfassung – kein Abtippen mehr!
• Integrierte Berechnung aller Pauschalen
• Automatische Erstellung einer vollständigen und rechtskonformen Reisekostenabrechnung

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