Immer mehr Firmen sagen der Zettelwirtschaft den Kampf an und fokussieren sich auf das papierlose Büro. Viele Faktoren drängen auf diese Lösung: Ein größeres Umweltbewusstsein, immer mehr von Papierunterlagen genervte Angestellte, aber vor allem die voranschreitende technische Entwicklung.
Wir zeigen Ihnen anhand des Beispiels Reisekostenabrechnung, wie Sie durch die Digitalisierung des Abrechnungsprozesses sowohl Zeit als auch Kosten einsparen können.
Umwelt und Gewinn in Einklang: Papierverbrauch senken heißt Kosten senken
Mit 247 kg Papierverbrauch pro Kopf und Jahr (http://www.vdp-online.de/de/presse/papier-report.html?eID=dam_frontend_push&docID=1386) in Deutschland und 261 kg in Österreich verbrauchen wir im Schnitt mehr Papier als die wirtschaftlich stärkeren Nationen USA, China und Japan.
Darunter: Kiloweise ausgedruckte oder handgeschriebene Reisekostenabrechnungen, die durch die Abteilungen getragen werden.
Schritt 1: Kostenersparnis durch konsequente Digitalisierung
Der erste Schritt zur Kostenersparnis: Handgeschrieben Abrechnungen durch eine Softwarelösung ersetzen und digitale Abrechnungen nicht mehr drucken, sondern per E-Mail versenden. Viele Softwarelösungen bieten dies direkt in der Software an.
So sparen Sie Papierkosten und die Zeit, in der die Abrechnung physisch durch die Firma getragen wird.
Reisekosten ohne Zettelwirtschaft
Für den Geschäftsreisenden ein Traum: Keine Papierbelege mehr mit sich herumtragen. Einer finalen Auflösung aller Papierbelege steht in Deutschland leider noch der Gesetzgeber im Weg, der die Papierbelege für die Steuerprüfung anfordern kann.
Einen großen Schritt in die richtige Richtung bietet jedoch die digitale Reisekostenabrechnung inklusive intelligenter Belegverwaltung:
Belege, die in der Abrechnung digital mit der passenden Kostenposition verknüpft sind, sparen Ihren Angestellten viel Arbeitszeit.
Aktuell sammelt ein Geschäftsreisender etliche Belege während der Reise. Selten hat er Zeit, diesen Beleg ordentlich abzulegen, so dass er am Ende der Reise einen wilden Haufen Belege vor sich sieht. Nun muss er diese sortieren und abtippen. Dieser gesamte Prozess kann durch Software eingespart werden.
Schritt 2: Zeitersparnis durch die richtige Software
Ein bereits während der Reise digital abgelegter Beleg macht es dem Geschäftsreisenden nach Abschluss seiner Reise einfach, die Reisekostenabrechnung schnell und effizient zu erstellen. Fallen langwieriges Sortieren und Abtippen der Belege weg, spart der Angestellte 50% und mehr der Zeit, die er für die Abrechnung braucht.
Personaler und Vorgesetzte können ebenfalls problemlos und schnell einzelne Kostenpositionen anhand des digitalisierten Beleges überprüfen und müssen nicht mehr einzelne Belege aus der Flut der eingereichten Quittungen fischen.
Zu guter Letzt macht der verknüpfte Beleg es dem Steuerberater einfacher, die eingereichte Reisekostenabrechnung zu verifizieren.
Mit der richtigen Software sparen Ihren Angestellten nicht nur eine Menge Zeit, Ihre Nerven werden auch geschont, so dass sie in der übrigen Arbeitszeit konzentrierter zu Werke gehen können.
Beispielrechnung 1: Viel Aufwand durch Zettelwirtschaft
Herr Koch ist für seinen Arbeitgeber im November dreimal auf Geschäftsreise und sammelt dabei etliche Belege. Für seine Reisekostenabrechnung braucht er zwei Stunden, dabei geht die meiste Zeit für das Sortieren und Abtippen der Belege drauf, 80 Minuten.
Sein Vorgesetzter kontrolliert nun die Abrechnung, er braucht dafür 30 Minuten. „Sieht gut aus“, denkt er sich, „aber diese zwei Position schaue ich mir lieber noch einmal an.“ Es dauert zehn Minuten, bis er beide Beleg in den Unterlagen von Herrn Koch findet und abgeglichen hat.
Die kontrollierte Abrechnung schickt er weiter an den Steuerberater. Dieser schaut sich Herrn Kochs Abrechnung noch einmal genau an und kontrolliert jede Position. Dafür muss noch einmal jeden Beleg in die Hand nehmen und mit der Position vergleichen. Er braucht dafür 30 Minuten.
• Herr Koch – 120 Minuten
• Vorgesetzter – 40 Minuten
• Steuerberater – 30 Minuten
• Gesamt – 190 Minuten
Insgesamt vergehen mehr als drei Stunden, bevor die Reisekostenabrechnung final ist.
Beispielrechnung 2: Zeit sparen, Kosten sparen
Herr Koch ist im Dezember wieder für seinen Arbeitgeber auf Geschäftsreise. Sobald er einen Beleg erhält, fotografiert er ihn mit seinem Smartphone und sendet das Foto an seinen Computer im Büro.
Nach der Reise lädt er alle Belege in den Belegmeister, der automatisch alle Kostenpositionen ausliest und die Belege mit den Positionen verknüpft. Herr Koch braucht dafür 40 Minuten.
Sein Vorgesetzter kann bei der Kontrolle der Abrechnung nun direkt auf alle Belege zugreifen und braucht so nur noch 20 Minuten, bis er die Abrechnung an den Steuerberater weiterleiten kann.
Auch der Steuerberater kann die Abrechnung schneller kontrollieren, da er nun alle Belege und Positionen direkt nebeneinander sieht und ist so in 20 Minuten fertig.
• Herr Koch – 40 Minuten
• Vorgesetzter – 20 Minuten
• Steuerberater – 20 Minuten
• Gesamt – 80 Minuten
Alle drei brauchen nun zusammen nicht einmal eineinhalb Stunden für die Reisekostenabrechnung.
Herrn Kochs Arbeitgeber spart so mehr als die Hälfte der Arbeitszeit durch den digitalisierten Abrechnungsprozess mit intelligenter Belegverwaltung.