Der feine Unterschied: Pendler-, Entfernungs-

und Kilometerpauschale

Die Geschäftsreise ist vorbei, der Kunde ist glücklich, der Chef auch, und das Auto steht wieder in der Garage. Sie haben sich Ihren Feierabend verdient!

Ein letzter Schritt fehlt jedoch noch: Die Reisekostenabrechnung. Der Kilometerstand sagt Ihnen genau, wie weit Sie gefahren sind, nun noch die richtige Pauschale in die Formel einsetzen, dann ist dieser Teil der Abrechnung geschafft. Aber welche Pauschale ist die Richtige für Sie?


Nur für Ihre Steuern: Die Entfernungspauschale

Die Entfernungspauschale ist hier die falsche Wahl. Sie bestimmt in Deutschland die Steuerminderung, die durch den Arbeitsweg zur festen Arbeitsstätte entsteht. Auch die Pendlerpauschale fließt nicht in die Reisekostenabrechnung mit ein: Sie ist einfach das Gegenstück für die Entfernungspauschale in Österreich, das es in den deutschen Volksmund geschafft hat.

Tatsächlich hat die Entfernungspauschale auch nichts damit zu tun, ob Sie mit dem Auto zur Arbeit gefahren sind. Arbeitnehmer und Selbständige können sie in Anspruch nehmen, ob sie nun zu Fuß, mit dem Fahrrad, dem Motorrad oder dem Auto zur Arbeit gekommen sind. Selbst die Fahrt mit den öffentlichen Verkehrsmitteln fällt unter die Entfernungspauschale.

Seit 2004 beträgt die Entfernungspauschale in Deutschland 0,30 € für jeden Entfernungskilometer, bei einer Höchstgrenze von 4.500,- € für das Kalenderjahr.


Für Ihre Fahrtkosten: Die Kilometerpauschale

Nutzen Sie öffentliche Verkehrsmittel oder einen Mietwagen auf einer Geschäftsreise, entstehen klar abgrenzbare Kosten: Der Preis für ein Bahnticket, der Preis für ein Flugticket oder die Mietkosten für einen Mietwagen.

Bei Ihrem Privatwagen sind die Kosten für die Reise nicht eindeutig: Neben dem verbrauchten Benzin fallen u.a. Steuern und Versicherung an. Die Errechnung der tatsächlichen Kosten für Ihre Geschäftsreise mit dem Auto können Sie durch die Kilometerpauschale ersetzen: Auch sie beträgt 0,30 € je gefahrenen Auto-Kilometer in Deutschland.

Der Unterschied: Im Gegensatz zur Entfernungspauschale erhöht sich die Kilometerpauschale bei der Reisekostenabrechnung, wenn Sie noch Kollegen mitnehmen, um 0,02 € pro Mitfahrer.


Die Alternativen zur Kilometerpauschale

Sie sind nicht verpflichtet, die Kilometerpauschale zur Verrechnung Ihrer Fahrtkosten heranzuziehen. Per Einzelnachweis können Sie tatsächlich entstandene Kosten wie Benzingeld, Haftpflicht, Kaskoversicherung usw. abrechnen. Dafür bedarf es jedoch der Führung eines Fahrtenbuches.

Wenn Sie regelmäßig mit dem Auto auf Geschäftsreise sind, lohnt sich dies möglicherweise, da die steigenden Benzinpreise die Kilometerpauschale teilweise überschreiten.


Kilometerpauschale: Motorrad, Moped und Fahrrad

Übrigens: Auch für Geschäftsreisen mit anderen privaten Fortbewegungsmitteln gelten Kilometerpauschalen:

• Motorrad: 0,13 € je Fahrtkilometer, zusätzlich 0,01 € für jede mitbeförderter Person
• Moped oder Mofa: 0,08 € je Fahrtkilometer
• Fahrrad: 0,05 € je Fahrtkilometer