Elektronisch erfasste Rechnung, elektronische Rechnung und E-Rechnung – das sind die Unterschiede

Ab 2025 wird in Deutschland schrittweise die Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich eingeführt. Bei Lieferungen und Leistungen an Behörden der Bundesrepublik Deutschland und an Behörden mancher (aber nicht aller) deutschen Bundesländer gibt es diese Pflicht zur E-Rechnung bereits. Auch in allen anderen EU-Ländern wird dies in den kommenden Jahren passieren (oder ist es schon), da die EU-Kommission an einer Vereinheitlichung der Mehrwertsteuerregistrierung in der EU arbeitet (ViDA-Initiative). Aber was genau ist eine E-Rechnung, und ist eine „E-Rechnung“ dasselbe wie eine „elektronische Rechnung“? Wir erklären die Begriffe genau.

Elektronische Rechnung und E-Rechnung

Der Begriff „elektronische Rechnung“ erfährt aktuell einen wichtigen Bedeutungswandel.

Bis Mitte 2024 meinte man mit einer „elektronischen Rechnung“ im landläufigen Sprachgebrauch ein elektronisches Dokument, in dem Rechnungsdaten als Text enthalten waren. Das war üblicherweise eine PDF-Datei, seltener auch reine Textdateien, Word-Dokumente und andere Dateien. Die Faustregel lautete: „Wenn ich den Inhalt copy-and-pasten kann, dann ist es eine elektronische Rechnung.“ Je nach Situation waren manchmal auch „elektronisch erfasste“ Rechnungen (s.u.) mit gemeint.

Unter einer „E-Rechnung“ (manchmal auch „eRechnung“ geschrieben) verstand man eine besondere Form der elektronischen Rechnung, nämlich Rechnungen, die sog. „strukturierte Daten“ enthalten. Das bedeutet, dass die Rechnungsdaten in einer maschinenlesbaren Form gespeichert sind, die das Computersystem des Empfängers direkt verarbeiten kann, ohne dass das Layout der Rechnung oder bestimmte Schlüsselworte interpretiert werden müssen. Beispiel: Auf einer Rechnung steht eine Summe. Ist sie brutto oder netto gemeint? Und woran erkennt man, dass es die Gesamtsumme sein soll? Manche Rechnungsteller schreiben „Total“ daneben, andere „Summe“ oder „Gesamtsumme“ und wieder andere gar nichts. Bisher war es die Aufgabe der Buchhaltung bzw. einer nützlichen Belegverarbeitungs-Software wie z.B. Belegmeister, das zu interpretieren. In E-Rechnungen hingegen gibt es fest definierte Datenfelder, an denen das Empfängersystem ablesen kann, um welche Summe es sich handelt, und ob sie brutto oder netto gemeint ist.

Diese über Jahre etablierten Begriffe werden ab 01.01.2025 sozusagen per Gesetz gehörig umgekrempelt. Ab dann definiert nämlich das Umsatzsteuergesetz:

„Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird.“

Sprachgebrauch bis 2024gesetzliche Definition ab 2025
elektronische Rechnung
(sofern keine E-Rechnung)
sonstige Rechnung in einem
elektronischen Format
E-Rechnung / eRechnungelektronische Rechnung

Begriffsänderungen gemäß Umsatzsteuergesetz ab 01.01.2025

Ob eine „elektronisch erfasste Rechnung“ auch als „sonstige Rechnung in einem elektronischen Format“ gilt, dazu schweigt sich das Gesetz aus. Zumindest im B2B-Bereich wird dies auch zunehmend irrelevant werden, da ja ohnehin eine Pflicht zu „elektronischen Rechnungen“ (im neuen, gesetzlichen Wortsinn) eingeführt wird.

Inwieweit sich die gesetzlich definierten Begriffe auch im allgemeinen Sprachgebrauch durchsetzen werden, bleibt abzuwarten. Langfristig ist denkbar, dass die Unterscheidungen verschwinden und man wieder nur noch von „Rechnungen“ sprechen wird, weil es nur noch elektronische Rechnungen mit strukturierten Daten geben wird. Andererseits wird es absehbar eine Übergangsphase geben, in der innerhalb der EU noch nicht alle Unternehmen auf E-Rechnungen umgestellt haben und Ausnahmen existieren, z.B. für Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise. Und bei Rechnungen aus dem Nicht-EU-Ausland ist noch gar nicht absehbar, ob es überhaupt je ein Ende der „sonstigen Rechnungen“ geben wird.

Elektronisch erfasste Rechnung

Zukünftige Pflicht zur E-Rechnung hin oder her – Rechnungen und sonstige Belege (z.B. Tickets) werden aktuell noch häufig auf Papier erstellt. Empfangende Unternehmen dürfen solche Papierbelege unter bestimmten Voraussetzungen fotografieren oder einscannen und danach den Papierbeleg vernichten. Die Scans/Fotos werden dann nach den GoBD „elektronisch bildlich erfasste Belege“ genannt. Scans/Fotos von Papierbelegen sind also zwar „elektronische Dokumente“, aber keine „elektronischen Rechnungen“.

In der betrieblichen Praxis macht das aber in der Regel (noch) keinen Unterschied: Alle drei Arten von Dokumenten (also Fotos/Scans von Papierbelegen, elektronische Rechnungen gemäß Umsatzsteuergesetz ab 2025 sowie „herkömmliche“ elektronische Rechnungen) sind Computer-Dateien, die in Buchhaltungs- und Dokumentenmanagement-Systemen gespeichert werden; und alle drei Arten von Dokumenten sind laut GoBD geeignete Belege für Betriebsausgaben in der Buchhaltung und der Steuererklärung. Deshalb werden auch „elektronisch bildlich erfasste Belege“ in der Praxis gelegentlich verkürzend als „elektronische Belege“ oder „elektronische Rechnungen“ bezeichnet.

Wer explizit zwischen Fotos/Scans von Papierrechnungen und „echten“ elektronischen Rechnungen unterscheiden will, nennt die Fotos/Scans oft auch „digitalisierte Belege“ oder „digitalisierte Rechnungen“, anstatt den sperrigen Begriff „elektronisch bildlich erfasste Belege“ zu verwenden.

Kauderwelsch und Zungenbrecher?

Für den Sprachgebrauch bei Belegmeister werden wir bis auf Weiteres folgende Regelung anwenden:

  • „Elektronische Rechnungen“ im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ab 2025 nennen wir im Alltag auch weiterhin „E-Rechnung“. Dieser Begriff ist eindeutig, bereits weitgehend etabliert und eine sinnvolle Abkürzung für „elektronische Rechnung“. Wenn es allerdings wirklich darauf ankommt (z.B. in Verfahrensdokumentationen oder Schreiben ans Finanzamt), schreiben wir ab 2025 explizit „elektronische Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes“, um jedes Missverständnis zu vermeiden.
  • „Sonstige Rechnungen in einem elektronischen Format“ nennen wir entweder „elektronische Rechnungen ohne strukturierte Daten“, oder – falls das in der jeweiligen Situation praktikabel ist – beim Dateiformat, also z.B. einfach „Rechnung als PDF-Datei“ oder „Rechnung als Text-Datei“.
  • „Elektronisch bildlich erfasste Belege“ (egal, ob Rechnung oder sonstiger Beleg, z.B. Ticket) nennen wir „digitalisierte Papierbelege“.

Dies ist unser Versuch, uns eindeutig auszudrücken und trotzdem Zungenbrecher zu vermeiden.

Wie werden die Begriffe in Ihrem Unternehmen gehandhabt? Nutzen Sie bereits E-Rechnungen? Schreiben Sie es uns in den Kommentaren!