„Drei-Monats-Frist“ beim Verpflegungsmehraufwand

Nicht nur bei Geschäftsreisen, sondern auch bei längerfristigen Auswärtstätigkeiten können Sie als Arbeitnehmer oder Selbstständiger Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen. Der Zeitraum ist hierbei auf maximal drei Monate begrenzt. Um die Streichung der Verpflegungspauschale nach diesen drei Monaten zu vermeiden/auszuhebeln, gibt es verschiedene Voraussetzungen.

Die sogenannte 3-Monats-Regelung kann auf alle Auswärtstätigkeiten angewendet werden. Auch Arbeitnehmer mit wechselnden Einsatzstellen sind davon betroffen. Kommt es im Tätigkeitszeitraum zu seiner Unterbrechung von mindestens vier Wochen, beginnt die Drei-Monats-Frist von Neuem. Die Gründe der Unterbrechung sind inzwischen (Stand 2017) unerheblich. Sowohl Krankheitsausfälle als auch Urlaubstage gelten als Unterbrechung, solange die Tätigkeit für mindestens vier Wochen unterbrochen wird. Weitere Gründe sind hierbei unerheblich.

Beispiel:
Der Mitarbeiter einer IT-Firma reist für einen Auftrag nach Süddeutschland. Es wird ein Zeitraum von ca. zehn Monaten bis zur Fertigstellung anberaumt. Nach nur acht Wochen wir der Mitarbeiter plötzlich krank, sodass er seine Arbeit für mehr als vier Wochen unterbrechen muss.

Laut der gesetzlichen Neuregelung von 2014 spielt der Grund für die Unterbrechung keine Rolle, sodass die Drei-Monats-Frist nach der Wiederaufnahme der Arbeit von Neuem beginnt. Nach dem Ende dieser neuen Frist dürfen keine Verpflegungsmehraufwände mehr geltend gemacht werden, auch wenn der Auftrag in Süddeutschland noch nicht abgeschlossen ist.

Auswärtstätigkeiten innerhalb eines großräumigen Betriebsgeländes / unterschiedliche Kunden
Nimmt ein Mitarbeiter seine Auswärtstätigkeit in einem großräumigen Betrieb auf und arbeitet dort in verschiedenen Einrichtungen, so gilt trotz dessen die 3-Monats-Regelung, da es sich hierbei um eine einzige Tätigkeitsstätte handelt. Ebenso bei einem Ortswechsel ist der Mitarbeiter an die Drei-Monats-Frist gebunden, solange sich die Tätigkeitsorte innerhalb des (ggf. großräumigen) Betriebsgeländes befinden.

Um eine Ausnahme handelt es sich allerdings, wenn die Tätigkeiten in verschiedenen Einrichtungen des Betriebes stattfinden und es sich um verschiedene, eigenständige Auftraggeber oder Kunden handelt. Die direkte Nähe der Tätigkeitsstätten spielt in diesem Fall keine Rolle.

Beispiel:
Der IT-Mitarbeiter reist für Auswärtstätigkeiten zu einem Konzern nach Stuttgart. Dort bekommt er zwei unabhängige Aufträge von zwei rechtlich selbstständigen Firmen (1 und 2) des Konzerns. Nachdem der erste Auftrag in Unternehmen 1 nach elf Wochen, am 08.06.2017, abgeschlossen ist, beginnt der Mitarbeiter seine Tätigkeit in Unternehmen 2 auf demselben Konzerngelände am darauffolgenden Tag. Diese Arbeit wird am 30.8.2017 abgeschlossen.

Erläuterung:
Die Drei-Monats-Frist beginnt in diesem Falle von Neuem, da es sich bei der gesamten Einsatzdauer (März bis August) nicht um dieselbe Auswärtstätigkeit handelt, auch wenn diese im selben Konzern und in derselben Stadt stattfindet. Da der Beginn der zweiten Tätigkeit im Unternehmen 2 mit einem Kundenwechsel einher kommt, werden die beiden Tätigkeitsstätten – wenn auch auf einem Konzerngelände – separiert behandelt. Der Neubeginn der Drei-Monats-Frist wird mit dem Beginn einer Tätigkeit an einer anderen Betriebsstätte begründet.

Häufige Ortswechsel
Arbeitnehmer, die ihre Tätigkeiten in einem begrenzten Gebiet, aber an täglich wechselnden Stellen ausüben, sind von der Drei-Monats-Regelung nicht betroffen. Hierzu gehören beispielsweise LKW-Fahrer sowie Vertriebsmitarbeiter.
In welchen Fällen Mitarbeiter im Außendienst Verpflegungspauschalen geltend machen können, lesen Sie hier.

3-Monats-Frist bei doppelter Haushaltsführung
Auch Arbeitnehmer, die einen Zweitwohnsitz am Ort der auswärtigen Tätigkeit unterhalten, haben die Möglichkeit, ihre Verpflegungsmehraufwände die ersten drei Monate geltend zu machen. Kehrt der Mitarbeiter an Wochenende oder wegen kurzfristiger Krankheit bzw. Urlaub zu seinem Erstwohnsitz zurück, darf kein Verpflegungsmehraufwand in dieser Zeit in Anspruch genommen werden. Zum Neubeginn der Drei-Monats-Frist führt auch hier die Unterbrechung der Tätigkeit bzw. die Abwesenheit vom Zweitwohnsitz für mindestens vier Wochen oder der Wechsel des Zweitwohnsitzes am Ort der Auswärtstätigkeit.

Hierbei ist zu beachten, dass eine vorherige Geschäftsreise (vor Beginn der doppelten Haushaltsführung) im Einzelfall vom Finanzamt auf die Dauer der Drei-Monats-Frist angerechnet werden könnte!

Die oben genannten Regelungen zur Drei-Monats-Frist betreffen neben Arbeitnehmern auch selbständige Unternehmer.

Wie kann ich die Streichung der Verpflegungspauschale nach der Drei-Monats-Frist vermeiden?
Zusammenfassend können drei Möglichkeiten genannt werden, die Drei-Monats-Frist zu vermeiden:

1. Die Auswärtstätigkeit wird für mindestens vier Wochen unterbrochen. Die Gründe für die Unterbrechung sind irrelevant. Es zählen also auch Gründe wie Krankheit, Urlaub o.ä.
2. Der Ort der Auswärtstätigkeit wird nicht mehr als zwei Tage pro Woche aufgesucht.
3. Die Auswärtstätigkeit wird im Auftrag verschiedener Kunden ausgeführt.

Möchten Sie mehr über die einfache Reisekostenabrechnung mit Belegmeister erfahren?

Kostenlose Produktvorstellung buchen

In der Produktvorstellung führen wir Sie in einem Videotelefonat durch unsere Anwendung. Wir legen gemeinsam live eine Reisekostenabrechnung an und Sie haben die Gelegenheit Ihre individuellen Rückfragen zu stellen. Die Demo ist für Sie kostenfrei und unverbindlich.