Der Geschäftsreisende kann für jeden mit einem privaten Fahrzeug dienstlich gefahrenen Kilometer eine Pauschale als Reisekosten geltend machen. Das bedeutet, dass im Gegensatz zur Pendlerpauschale sowohl Hinweg als auch Rückweg als Fahrtkosten bei der Abrechnung der Reisekosten erstattet werden (beachten Sie hier aber die Neuregelung zur ersten Tätigkeitsstätte mit der Gesetzesreform 2014!). Gleiches gilt für Fahrten am Zielort.
Die Pauschale für die Fahrtkosten ist nach Fahrzeugen aufgegliedert:
• Bei der Fahrt mit einem privaten PKW beträgt sie 0,30 EUR/km sowie 0,02 EUR/km für jede Person, die wegen der betreffenden Dienstreise mitgenommen wurde.
• Für Fahrten mit dem Motorrad oder Motorroller können 0,13 EUR/km sowie 0,01 EUR/km für jede berufsbedingt mitgenommene Person ersetzt verlangt werden.
• Bei Dienstreisen mit einem Moped oder Mofa werden 0,08 EUR/km ersetzt.
• Geschäftsreisende, die mit dem Fahrrad unterwegs sind, können 0,05 EUR/km als Fahrtkosten bei der Abrechnung der Reisekosten ansetzen.
Unfallkosten
Kosten, die als außergewöhnlich oder unvorhersehbar anzusehen sind, werden weder bei der Pauschale noch beim fahrzeugindividuellen Kilometersatz berücksichtigt. Dies gilt insbesondere für Unfallkosten, die während einer Dienstreise entstanden sind. Sie können inklusive einer eventuellen Selbstbeteiligung ebenfalls als Reisekosten geltend gemacht werden. Ausgeschlossen ist ein Ersatz nur, wenn der Unfall vom Arbeitnehmer grob fahrlässig verursacht wurde.
Kilometerpauschale oder Fahrtenbuch?
Die Abrechnung über den individuellen Kilometersatz bedeutet sicherlich einen enormen Aufwand. Zu beachten ist allerdings, dass die Kosten für den Unterhalt von Kraftfahrtzeugen in den letzten Jahren sehr schnell gestiegen sind. Dieser Trend wird wohl auch in der Zukunft weiter anhalten. Es ist deshalb davon auszugehen, dass die Kilometerpauschale in vielen Fällen die tatsächlichen Fahrtkosten nicht deckt. Diejenigen, die nicht nur gelegentlich ein privates Kraftfahrzeug für Geschäftsreisen nutzen, sollten daher ernsthaft über die Verwendung eines Fahrtenbuchs zur Abrechnung ihrer Reisekosten nachdenken – oder mit ihrem Arbeitgeber die Vor- und Nachteile eines Dienstwagens diskutieren.
Wie mit Parkgebühren, der Hotelgarage oder einer Straßenmaut zu verfahren ist, erläutern wir in unserem letzten Beitrag der Reihe „Welche Reisekosten gibt es?“. Dann dreht sich alles um das Thema Reisenebenkosten.