Kürzlich haben wir die neuen Verpflegungspauschalen für Geschäftsreisen in Deutschland und Geschäftsreisen ins Ausland vorgestellt. Aber was hat es mit dieser Art der Reisekosten generell auf sich und was gibt es sonst noch für Reisekosten? In unserer neuen Serie „Welche Arten von Reisekosten gibt es?“ stellen wir in den kommenden Wochen jeweils eine besondere Gattung von Reisekosten vor.
Der Begriff Verpflegungsmehraufwand steht im klassischen Amtsdeutsch für die Ausgaben, die ein Berufstätiger für Essen und Getränke hat, während er geschäftlich unterwegs – also nicht zu Hause und nicht an seinem Arbeitsplatz – ist. Die Ausgaben während einer Reise sind in der Regel höher als wenn der Berufsreisende sich zu Hause oder an seiner Arbeitsstätte versorgen würde. Daher können diese Reisekosten von Selbständigen als Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht bzw. von Arbeitnehmern steuer- und sozialabgabenfrei vom Arbeitgeber ersetzt verlangt werden.
Damit der Geschäftsreisende nicht jedes Brötchen und jeden Kaffee einzeln nachweisen muss, hat der Gesetzgeber Pauschalbeträge eingeführt. Sie richten sich nach der Dauer der Abwesenheit sowie nach dem Ziel der Dienstreise. Schließlich kostet der Kaffee in Paris unter dem Eifelturm nicht das Gleiche wie in Berlin unterm Fernsehturm.
Ihr Vorteil: Es spielt keine Rolle, ob bei Ihnen tatsächlich Reisekosten für die Verpflegung angefallen sind. Wichtig ist nur, wie lange Sie abwesend waren. Ihr Nachteil: Die Pauschalen bilden gleichzeitig die Obergrenze für eine Reisekostenerstattung. Sollten Ihre Reisekosten für Essen und Getränke höher ausgefallen sein, wird dies Ihr Arbeitgeber in der Regel nicht erstatten. Finden Sie einen, der es dennoch tut, so muss er für den Mehrbetrag Lohnsteuer ans Finanzamt abführen.
Also alles ganz einfach?
Nicht ganz. Kompliziert wird es, wenn der Geschäftsreisende einen Teil seiner Reisekosten für die Verpflegung bezahlt bekommt, weil der Arbeitgeber bspw. das Frühstück im Hotel übernimmt oder er eine Schulung bezahlt, während der ein Mittag-oder Abendessen serviert wird. Für diese Fälle gibt es wiederum Pauschbeträge, die von den Verpflegungspauschalen abzuziehen sind. Für ein Frühstück sind das 4,80 EUR. Für Mittag- und Abendessen 9,60 EUR.
Übrigens: Damit Sie sich mit solchen Detailfragen nicht herumärgern müssen, berechnet Belegmeister bei der Erstellung Ihrer Reisekostenabrechnung automatisch die anfallenden Pauschalen samt Abzügen. Dazu benötigen wir von Ihnen lediglich Ihre Reisedaten. Den Rest liest Belegmeister aus den von Ihnen hochgeladenen Belegen aus.