Übernachtungskosten
In unserer Artikel-Reihe „Welche Reisekosten gibt es?“ fassen wir in den kommenden Wochen die wichtigsten Inhalte zu den einzelnen Arten von Reisekosten zusammen. Zuletzt haben wir die Regelungen für Verpflegungspauschalen vorgestellt. Heute dreht sich alles um die Kosten für eine Übernachtung.
Dauert eine Geschäftsreise länger als einen Tag, fallen Reisekosten für Hotel, Herberge, Fremdenzimmer oder Appartement an. Diese können vom Arbeitgeber oder vom Finanzamt zurück verlangt werden. Wie schon beim Verpflegungsmehraufwand hat der Gesetzgeber für die Übernachtungskosten Pauschalen eingeführt. Werden sie geltend gemacht, entfällt für den Geschäftsreisenden die Nachweispflicht über seine tatsächlich entstandenen Kosten.
Dabei gilt es jedoch folgendes zu beachten:
Übernachtungskosten bei Arbeitnehmern
Bei Arbeitnehmern die ausschließlich in Deutschland unterwegs sind, beträgt die Übernachtungspauschale 20 EUR pro Nacht.
Sie kann allerdings nur geltend gemacht werden, wenn es wirklich zu einer auswärtigen Übernachtung gekommen ist, für die tatsächlich Kosten entstanden sind. Übernachtungen im eigenen Wagen, der Zweitwohnung oder in einer Unterkunft des Arbeitgebers fallen also nicht darunter.
Die Pauschale lässt sich außerdem nur bei der Abrechnung gegenüber dem Arbeitgeber ansetzen. Im Rahmen der Steuererklärung wird die Übernachtungspauschale dagegen häufig nicht akzeptiert. Allerdings besteht hier die Möglichkeit, Reisekosten zu schätzen, wenn sie – wie der Bundesfinanzhof so schön eindeutig beschreibt – „dem Grunde nach zweifelsfrei entstanden“ sind.
Da die wirklichen Übernachtungskosten in Deutschland im Regelfall über 20 € pro Nacht liegen, ist die Pauschale auf der nationalen Ebene nicht sonderlich interessant. Spannender wird es da schon, wenn es gilt, die Reisekosten für einen Auslandstrip abzurechnen. Hier kann die Pauschale für Übernachtungskosten schon mal bis zu 220 EUR betragen.
Steuerfreies Extragehalt durch Abrechnung von Reisekosten
Das schöne dabei: Konnten Sie günstiger unterkommen, können Sie von Ihrem Arbeitgeber die komplette Übernachtungspauschale bei der Abrechnung Ihrer Reisekosten ersetzt verlangen – steuerfrei. Beachten Sie dabei Ihre firmeninternen Regelungen. Ihr Chef kann durchaus festlegen, dass ausschließlich die tatsächlichen Übernachtungskosten anzusetzen sind!
Übrigens: Sollte bei der nächsten Geschäftsreise eine Abrechnung der Reisekosten per Einzelnachweis für Sie günstiger sein, können Sie über das Jahr problemlos die Abrechnungsmethode für Ihre Übernachtungskosten wechseln. Sie müssen sich also nicht festlegen.
Alle internationalen Übernachtungspauschalen haben wir für Sie zusammen mit den Verpflegungspauschalen hier zusammengefasst (Quelle: Bundesministerium der Finanzen).
Pauschalen für Übernachtungskosten auch bei Selbständigen?
Für Selbständige kommt die Abrechnung über eine Pauschale leider nicht in Frage. Seit 2008 können sie nur die tatsächlich entstandenen Reisekosten für ihre Übernachtungen ansetzen.
Morgenstund hat Gold im Mund: Die Frühstückskosten
Da der Geschäftsreisende mit dem Frühstück eine Zuwendung erhält, die ja schon über die Verpflegungspauschale abgegolten ist, muss der Frühstückspreis von den angesetzten Reisekosten abgezogen werden. Dies gilt für Arbeitnehmer und Selbständige gleichermaßen.
Ist das Frühstück wie allgemein üblich auf der Übernachtungsrechnung ausgewiesen, ist sein Preis von der Verpflegungspauschale abzuziehen. Allerdings ist der Abzug gedeckelt und zwar bei 20% der jeweils gültigen Verpflegungspauschale für einen vollen Tag. In Deutschland sind es also immer maximal 4,80 EUR (= 20% von 24 EUR). Den darüber hinaus gehenden Betrag können Sie von Ihrem Arbeitgeber steuerfrei ersetzt verlangen – sofern Ihre internen Firmenrichtlinien für die Abrechnung von Reisekosten dies erlaubt. In seltenen Fällen ist der Preis für ein Frühstück bei den Übernachtungskosten nicht aufgeführt. Dann werden vom Rechnungsbetrag pauschal 20% der jeweils gültigen Verpflegungspauschale für einen vollen Tag abgezogen.
Für Mittag- oder Abendessen gilt das gleiche Prinzip, nur dass hier 40% von der jeweiligen Verpflegungspauschale für einen vollen Tag abgezogen werden.
Reine Nebensache? Übernachtungsnebenkosten
Auch wenn Sie persönlich es anders sehen mögen, Ausgaben für die Minibar, das Bezahlfernsehen oder die Sauna sind keine Übernachtungskosten und werden daher auch vom Arbeitgeber nicht ersetzt. Anders verhält es sich dagegen mit berufsbedingten zusätzlichen Reisekosten, bspw. die Parkgebühr des Hotels oder die Gebühren für einen Internetzugang. Wie mit ihnen zu verfahren ist, zeigen wir in unserem nächsten Beitrag dieser Reihe.
Zu guter Letzt noch ein Hinweis auf die aktuelle Gesetzeslage: Seit Januar 2014 können Übernachtungskosten für Arbeitseinsätze außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte nur noch für die ersten 48 Arbeitsmonate in voller Höhe als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgesetzt werden. Ab dem 49. Arbeitsmonat sind diese Kosten bei 1000,- EUR gedeckelt.
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