Der Arbeitgeber sorgt während der Tagung für eine ordentlich Mahlzeit. Doch was ist, wenn aus zeitlichen Gründen oder aufgrund von Allergien diese Mahlzeit nicht eingenommen werden kann? Wie ist die Abrechnung im Falle einer Nicht-Einnahme der Mahlzeiten geregelt?
Verpflegungspauschalen müssen in der Regel für gestellte Mahlzeiten gekürzt werden, auch wenn diese nicht vom Arbeitnehmer eingenommen wurden. Die Gründe, sei es das Verschlafen des Frühstücks, das Zeitmanagement oder eine Lebensmittelallergie, spielen in diesem Fall keine Rolle.
In diesen Fällen besteht die Möglichkeit eine weitere gleichartige Mahlzeit vom Arbeitgeber gestellt bzw. bezahlt zu bekommen. Zu beachten ist hierbei, dass die Erstattung für beide Mahlzeiten zusammen den Betrag von 60 Euro nicht überschreiten darf. Nimmt der Arbeitnehmer am Abreisetag (dies entspricht einer Verpflegungspauschale von 12 Euro im Inland) beispielsweise ein Frühstück für 16 Euro am Bahnhof ein, obwohl ihm ein Frühstück im Hotel dazu gebucht wurde – und sein Arbeitgeber übernimmt diesen Betrag –, wird die Verpflegungspauschale um 4,80 Euro auf einen Restbetrag von 7,20 Euro gekürzt.
Leistet der Arbeitnehmer eine Zuzahlung zur eingenommen Mahlzeit, mindert diese Zahlung die Kürzung der Verpflegungspauschale , sodass im günstigsten Fall eine steuerfreie Verpflegungspauschale von 12 Euro (am Abreisetag) bestehen bleibt.
Überschreitet der Betrag beider Mahlzeiten die Grenze von 60 Euro, zum Beispiel um 5 Euro, wird die Verpflegungspauschale nicht gekürzt. In diesem Fall handelt es sich bei den insgesamt 65 Euro um einen steuerpflichtigen Arbeitslohn, der in Höhe von 12 Euro (volle Verpflegungspauschale für einen An- bw. Abreisetag) mit 25% pauschal besteuert werden kann und der Rest (53 Euro) nach den jeweiligen Lohnsteuerabzugsmerkmalen besteuert werden muss.