Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) veröffentlichte am 30.06.2021 ein neues Schreiben für die steuerliche Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass (BMF, Schreiben vom 30.06.2021, IV C 6 – S 2145/19/10003 :003). Damit wurde das Schreiben vom 21.11.1994, IV B 2 – S 2145 – 165/94 überarbeitet und neu gefasst.
Dies sind die wichtigsten Neuerungen:
Gesetzliche Bestimmungen
Für den Abzug von Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben besteht nach wie vor Nachweispflicht über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen gemäß § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 Satz 2 EStG. In dem aktuellen BMF Schreiben wird neu darauf eingegangen, dass der Nachweis zeitnah erfolgen und ein unterschriebener Eigenbeleg erstellt werden muss. Dem Eigenbeleg ist eine Rechnung über die Bewirtung gemäß § 14 UStG beizufügen. Bei Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 Euro müssen mindestens die Anforderungen des § 33 UStDV erfüllt sein. (Tz. 1)
Inhalt der Bewirtungsrechnung
Zu den Pflichtangaben einer Bewirtungsrechnung sind für alle Rechnungen das Ausstellungsdatum und für Rechnungen über 250 Euro die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Bewirtungsbetriebes und die Rechnungsnummer hinzugekommen. (Abschnitt 1, Tz. 2 bis 9)
Folgende Tabelle fasst die Nachweispflicht der verschiedenen Inhalte einer Bewirtungsrechnung zusammen:
| Inhalt | Nachweispflicht für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro | Nachweispflicht für Rechnungen über 250 Euro |
| Name und Anschrift des Bewirtungsbetriebes | Ja | Ja |
| Ausstellungsdatum | Ja | Ja |
| Art und Umfang der Leistungen | Ja | Ja |
| Tag der Bewirtung | Ja | Ja |
| Rechnungsbetrag | Ja | Ja |
| Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Bewirtungsbetriebes | Nein | Ja |
| Rechnungsnummer | Nein | Ja |
| Name des Bewirtenden | Nein | Ja |
Erstellung einer Bewirtungsrechnung
Für die Erstellung von Bewirtungsrechnungen werden im neuen Schreiben die seit 1994 geschaffenen gesetzlichen Bestimmungen des §146a AO und der Kassensicherungsverordnung berücksichtigt. Festgelegt ist, dass aus Betrieben mit elektronischem Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion ausschließlich maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen anerkannt werden. Der bewirtete Steuerpflichtige kann im Allgemeinen darauf vertrauen, dass die erstellte Rechnung ordnungsgemäß ist. Dabei können ein Teil der Pflichtangaben als QR-Code dargestellt werden. (Abschnitt 2, Tz. 10 bis 14)
Digitalisierung
Regelungen zu digitalen bzw. digitalisierten Bewirtungsrechnungen und -belegen sind komplett neu im BMF Schreiben. Wenn die bestehenden Anforderungen eingehalten werden, müssen keine Papierbelege mehr aufbewahrt werden.
Eigenbelege kann der Steuerpflichtige digital erstellen oder digitalisieren. Dabei muss er eine Autorisierung durch eine elektronische Unterschrift oder eine elektronische Genehmigung der Angaben gewährleisten. Die Angaben dürfen im Nachhinein nicht undokumentiert geändert werden.
Bewirtungsrechnungen können dem Steuerpflichtigen digital übermittelt werden. Bewirtungsrechnungen in Papierform kann der Steuerpflichtige digitalisieren. Ein digitaler Eigenbeleg muss mit der digitalen Bewirtungsrechnung zusammengefügt werden, wobei eine eindeutige elektronische Verknüpfung z.B. durch Index oder Barcode zulässig ist.
Generell gelten die Nachweiserfordernisse des § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 Satz 2 und 3 EStG sowie die GoBD. (Abschnitt 3, Tz. 15 bis 18)
Bewirtung im Ausland
Grundsätzlich unterscheiden sich die Anforderungen an Bewirtungsrechnungen zwischen In- und Ausland nicht. Entspricht eine ausländische Rechnung nicht den Anforderungen, hat der Steuerpflichtige glaubhaft zu machen, dass eine anforderungsgerechte Rechnung nicht zu erhalten war. Im neuen BMF Schreiben wird hier expliziter auf handschriftliche Rechnungen eingegangen. Bei handschriftlichen Rechnungen muss der Steuerpflichtige nunmehr glaubhaft machen, dass in dem jeweiligen Ausland keine Verpflichtung zur Erstellung maschineller Belege besteht. (Abschnitt 4, Tz. 19)
Ab wann gilt das neue Schreiben?
Das neue Schreiben vom 30.06.2021 ersetzt das alte vom 21.11.1994 in allen offenen Fällen unter Beachtung der im jeweiligen Veranlagungszeitraum maßgeblichen Betragsgrenzen des § 33 UStDV. Für bis zum 31. Dezember 2022 ausgestellte Belege über Bewirtungsaufwendungen ist der Betriebsausgabenabzug unabhängig von den nach der KassenSichV geforderten Angaben zulässig. Sofern die Regelungen des neuen Schreibens über die des alten hinausgehen und damit zu erhöhten Anforderungen an die Nachweisführung führen, gelten sie erst für Bewirtungsaufwendungen, die nach dem 01.07.2021 anfallen. (Abschnitt 5, Tz. 20)
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