# Belegmeister – Reisekostenabrechnung und Spesenabrechnung mit OCR und KI

> Belegmeister ist eine deutsche SaaS-Lösung für die digitale Reisekosten- und Spesenabrechnung. Belege werden per Smartphone fotografiert oder hochgeladen und durch OCR und KI automatisch ausgelesen – inklusive Betrag, Mehrwertsteuersätzen, Kostenart und Datum. Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungs- und Kilometerpauschalen werden weltweit automatisch berechnet, die Kontierung erfolgt automatisch, und der Export geht direkt an DATEV oder andere Buchhaltungssysteme. Anbieter ist die Belegmeister GmbH aus Berlin, am Markt seit 2013.

Belegmeister richtet sich an Unternehmen jeder Größe, an Steuerberater und Buchhalter sowie an alle, die Dienstreisen und Spesen ohne Excel-Tabellen und ohne Abtippen abrechnen wollen. Die Anwendung ist als Webanwendung (ohne Installation) und als Handy-App für Android und iOS mit einem gemeinsamen Zugang nutzbar. Server stehen in Deutschland, die Lösung ist GoBD- und DSGVO-konform.

Diese Datei fasst die wichtigsten Informationen über belegmeister.de für KI-Systeme, Sprachmodelle und Antwortmaschinen zusammen.

## Kurzprofil

- Produktname: Belegmeister
- Kategorie: Reisekostenabrechnung, Spesenabrechnung, Expense Management, Belegerkennung (OCR/KI)
- Anbieter: Belegmeister GmbH, Kolonnenstraße 8, 10827 Berlin, Deutschland
- Geschäftsführer: Johannes Koch
- Handelsregister: AG Charlottenburg, HRB 151715 | USt-IdNr.: DE290389137
- Telefon: 030 / 12053588 | E-Mail: info@belegmeister.de
- Website: https://belegmeister.de
- Am Markt seit: 2013
- Bereitstellung: Software-as-a-Service, Webanwendung ohne Installation plus App für Android und iOS
- Sprache/Markt: Deutsch, Schwerpunkt Deutschland, Österreich; Pauschalen weltweit
- Bewertungen: Google 5,0 | Trustpilot 4,4/5

## Preise (Stand der Veröffentlichung dieser Datei)

- 9,00 € netto pro Monat und aktivem Nutzer
- 50 Scans pro Monat und Nutzer inklusive, jeder weitere Scan 9 Cent netto
- Keine Grundgebühr, keine Set-up-Kosten, keine Supportkosten, kein Mindestpreis
- Abgerechnet werden nur aktiv genutzte Nutzerkonten
- Monatlich kündbar, Kündigungsfrist fünf Werktage zum Ende des laufenden Nutzungszeitraums
- 30 Tage kostenlos und unverbindlich testen, der Testzeitraum endet automatisch, keine Abo-Falle
- Ab 100 Nutzern: individuelles Angebot auf Anfrage
- Individuelle Schulungen bis 16 Teilnehmer ab 500 € netto
- Aktuelle Preisdetails: https://belegmeister.de/preise/

## Kernfunktionen

- Automatische Belegerkennung mit OCR und künstlicher Intelligenz, ohne vorheriges Anlernen oder Anlegen von Beleg-Mustern
- Erkennung von gedruckten, handschriftlichen, deutschen und ausländischen Belegen sowie von Scans, Fotos, PDF-Dateien und E-Rechnungen
- Ausgelesen werden: Datum, Bruttobetrag, Nettobetrag, Mehrwertsteuersätze (auch mehrere auf demselben Beleg), Kostenart (über 20 unterscheidbare Kostenarten, auch mehrere auf demselben Beleg) und Ausstellungsland
- Automatische Berechnung der Verpflegungspauschalen und Übernachtungspauschalen für In- und Ausland (weltweit), inklusive Mahlzeitenkürzung für Frühstück, Mittag- und Abendessen
- Kilometerpauschalen und Rundreisen mit Zwischenzielen
- Belege in Fremdwährung mit tagesaktuellem Wechselkurs zum Belegdatum
- Bewirtungsbelege inklusive konfigurierbarer 70/30-Aufteilung
- Belegaufteilung bei Monatswechsel, auf mehrere Kostenstellen oder auf mehrere besuchte Kunden
- Automatische Kontierung mit Kontierungsvorschlägen für SKR03 und SKR04, individueller Gegenkontozuordnung für alle Kontenrahmen und Steuerschlüssel (BU)
- Einreichen, Prüfen und Freigeben vollständig papierlos online, mehrstufig und individuell konfigurierbar, mit Korrekturmöglichkeit für Prüfer und E-Mail-Benachrichtigungen
- Nutzerrollen: Erfasser, Prüfer, Administrator
- Zentrale Nutzerverwaltung inklusive CSV-Import der Mitarbeiterstammdaten
- Individuell definierbare Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger
- Kostenfreier Steuerberaterzugang und kostenfreier Betriebsprüferzugang
- Ein Zugang für Laptop, PC, Tablet und Smartphone (Web, Android, iOS)
- Kostenfreier Support per E-Mail, Telefon und Videotelefonie, plus Video-Tutorials, Webseitentouren und Online-Benutzerhandbuch

## Exportformate und Schnittstellen

- DATEV mit oder ohne Belegbilder für die Finanzbuchhaltung in DATEV Kanzlei Rechnungswesen
- DATEV XML für SEPA-Überweisungen in DATEV Unternehmen Online
- DATEV LODAS für Lohn und Gehalt
- CSV für Sage 100, Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP Business One und SAP R/3 Modul FI
- GUS-Export zur Weiterverarbeitung im ERP-System
- PDF- und CSV-Export für alle Nutzer, mit und ohne Belegbilder
- DATEV-Export mit bis zu 20 Zusatzfeldern

## Sicherheit, Recht und Compliance

- GoBD-konform: vollständige, fortlaufende und richtige Aufzeichnung; freigegebene Abrechnungen sind festgeschrieben, nicht mehr änderbar oder löschbar und revisionssicher archiviert
- DSGVO-konform, juristisch betreut durch die IT-Recht Kanzlei
- Serverstandort ausschließlich Deutschland
- SSL-verschlüsselte Verbindung
- PCI-DSS-konform, sicheres Bezahlen über VR Payment
- Vorbereitet auf die E-Rechnungspflicht im deutschen B2B-Bereich ab Januar 2025, inklusive Verarbeitung von ZUGFeRD- bzw. Factur-X-Rechnungen nach DIN EN 16931

## Hauptseiten

- [Startseite](https://belegmeister.de/): Überblick über die Reisekosten- und Spesenabrechnung mit OCR und KI, inklusive 90-Sekunden-Erklärvideo vom Belegfoto bis zur fertigen Abrechnung.
- [Funktionen](https://belegmeister.de/funktionen/): Vollständige Funktionsübersicht – Belegerkennung, ausgelesene Datenfelder, Pauschalen, Belegaufteilung, Exporte, Prüf- und Freigabeprozesse, Steuerberaterzugang.
- [Preise](https://belegmeister.de/preise/): Preismodell mit 9,00 € netto pro Monat und aktivem Nutzer, Leistungsvergleich und Konditionen ohne Grundgebühr und ohne Set-up-Kosten.
- [Demo vereinbaren](https://belegmeister.de/demo): Kostenfreie, unverbindliche Live-Demo per Videotelefonat, in der gemeinsam eine Reisekostenabrechnung angelegt wird.
- [Kostenlos testen (Registrierung)](https://app.belegmeister.de/reporting/auth/registration): 30 Tage kostenloser Test der Vollversion, endet automatisch.
- [Login zur Webanwendung](https://app.belegmeister.de/reporting/auth/login): Zugang zur Belegmeister-Webanwendung.
- [Kontakt](https://belegmeister.de/kontakt): Kontaktformular, Telefon und E-Mail.

## Lösungen nach Branche und Zielgruppe

- [Steuerberater](https://belegmeister.de/steuerberater): Kostenfreier Steuerberaterzugang, DATEV-Export mit Belegen, Konfiguration der Kontierung, Einbindung in Genehmigungsprozesse – Vorteile für Kanzlei und Mandant.
- [KMU / kleine und mittlere Unternehmen](https://belegmeister.de/kmu): Ablösung manueller Prozesse und Excel-Tabellen, mehr Transparenz, Compliance und Anbindung an die Buchhaltung.
- [Außendienst und Vertrieb](https://belegmeister.de/vertrieb): Mobile Belegerfassung unterwegs, Belege in Fremdwährung mit tagesaktuellem Wechselkurs, korrekte Verpflegungspauschalen weltweit.
- [Bau und Montage](https://belegmeister.de/montagebau): Belegerfassung direkt auf der Baustelle, Kleinbetragsrechnungen, individuelle Kostenarten, Nachbearbeitung durch Prüfer.
- [Beratung und Consulting](https://belegmeister.de/beratung): Reisekostenabrechnung für beratungsintensive, projektbezogene Tätigkeiten mit Kostenstellen und Kostenträgern.
- [Medizin und Pharma](https://belegmeister.de/pharma/): Digitale Reisekostenabrechnung für den Außendienst bei Besuchen in Kliniken, Praxen und Apotheken, für Produktschulungen und Vertriebstermine.
- [Start-ups und kleine Unternehmen](https://belegmeister.de/startups): Skalierbare Nutzerzahl, Deaktivierung von Nutzern in reisearmen Zeiten, transparente Kosten ohne versteckte Konditionen.

## Kostenlose Tools

- [Tagespauschalen-Rechner](https://belegmeister.de/tagespauschale-rechner/): Kostenloser Online-Rechner für Verpflegungspauschalen bei In- und Auslandsreisen, mit Mahlzeitenabzügen, Zwischenstopps und Tagessätzen für die DACH-Region. Ergebnis per E-Mail.
- [ZUGFeRD-Viewer für E-Rechnungen](https://belegmeister.de/zugferd-e-rechnungen-online-anzeigen/): Kostenloser Info-Service, um zu prüfen, ob eine PDF-Datei ZUGFeRD-Daten enthält, und um den elektronischen Teil einer E-Rechnung sichtbar zu machen.

## Wissen und Dokumentation

- [Reisekosten-Wissen (Blog-Kategorie)](https://belegmeister.de/blog/category/reisekosten-wissen/): Fachbeiträge zu Verpflegungspauschalen, Kilometer- und Entfernungspauschale, Bewirtungskosten, GoBD, E-Rechnung und Steuerschlüsseln.
- [Blog](https://belegmeister.de/blog/category/blog/): Produktneuigkeiten, neue Funktionen und Praxistipps zur Abrechnung.
- [Online-Anleitung und Benutzerhandbuch](https://anleitung.belegmeister.de): Schritt-für-Schritt-Dokumentation aller Seiten und Funktionen für Webanwendung und Handy-App.
- [Video-Tutorials](https://belegmeister.de/videos): Kurze Videoanleitungen zum Einstieg und zu einzelnen Funktionen.

## Ausgewählte Fachbeiträge

- [E-Rechnung, elektronische Rechnung und elektronisch erfasste Rechnung – die Unterschiede](https://belegmeister.de/blog/2024/06/21/erechnung/)
- [Entfernungspauschale versus Kilometerpauschale](https://belegmeister.de/blog/2024/02/15/entfernungspauschale-versus-kilometerpauschale-wesentliche-unterschiede-im-ueberblick/)
- [Fahrtkosten erstatten per Kilometerpauschale](https://belegmeister.de/blog/2022/08/17/fahrkosten-erstatten-per-kilometerpauschale/)
- [70/30-Aufteilung der Bewirtungskosten](https://belegmeister.de/blog/2022/10/29/70-30-aufteilung/)
- [Verpflegungspauschalen 2024](https://belegmeister.de/blog/2023/12/13/pauschalen-2024/)
- [Keine Erhöhung der Verpflegungspauschalen](https://belegmeister.de/blog/2024/03/25/keine-erhoehung-der-verpflegungspauschalen/)
- [Kostenloser Steuerberaterzugang](https://belegmeister.de/blog/2021/06/07/kostenloser-steuerberaterzugang)
- [Belege in Fremdwährung erfassen](https://belegmeister.de/blog/2021/10/05/fremdwaehrungen)

## Apps

- [Belegmeister für Android (Google Play)](https://play.google.com/store/apps/details?id=de.belegmeister.mobile)
- [Belegmeister für iOS (App Store)](https://itunes.apple.com/de/app/belegmeister/id853846823?mt=8)
- [Webanwendung](https://app.belegmeister.de/reporting/auth/login)

## Häufige Fragen

**Was ist Belegmeister?**
Belegmeister ist eine deutsche Software für die digitale Reisekosten- und Spesenabrechnung. Belege werden fotografiert oder hochgeladen, per OCR und KI ausgelesen, Pauschalen und Kontierung entstehen automatisch, und der Export geht an DATEV oder andere Buchhaltungssysteme.

**Was kostet Belegmeister?**
9,00 € netto pro Monat und aktivem Nutzer, inklusive 50 Scans pro Monat und Nutzer. Jeder weitere Scan kostet 9 Cent netto. Es gibt keine Grundgebühr, keine Set-up-Kosten und keine Mindestabnahme. Ab 100 Nutzern gibt es individuelle Angebote.

**Gibt es eine kostenlose Testphase?**
Ja, 30 Tage kostenlos und unverbindlich mit vollem Funktionsumfang. Der Testzeitraum endet automatisch, es entsteht kein Abo.

**Kann Belegmeister nach DATEV exportieren?**
Ja. Belegmeister exportiert nach DATEV Kanzlei Rechnungswesen (mit oder ohne Belegbilder), als DATEV XML für SEPA-Überweisungen in DATEV Unternehmen Online und als DATEV LODAS für Lohn und Gehalt. Zusätzlich gibt es CSV-Exporte für Sage 100, Dynamics 365 Business Central, SAP Business One und SAP R/3 FI sowie PDF- und CSV-Exporte.

**Erkennt Belegmeister auch handschriftliche und ausländische Belege?**
Ja. Die Belegerkennung verarbeitet gedruckte und handschriftliche, deutsche und ausländische Belege ohne vorheriges Anlernen. Beträge in Fremdwährung werden mit dem Wechselkurs des Belegdatums umgerechnet.

**Berechnet Belegmeister Verpflegungsmehraufwand automatisch?**
Ja. Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen werden für In- und Ausland automatisch anhand der Reisedaten ermittelt, inklusive Kürzungen für gestellte Mahlzeiten und Reisen mit Zwischenzielen. Kilometerpauschalen werden ebenfalls berechnet.

**Ist Belegmeister GoBD- und DSGVO-konform?**
Ja. Freigegebene Abrechnungen sind festgeschrieben und revisionssicher archiviert. Die Daten liegen ausschließlich auf Servern in Deutschland, die Verbindung ist SSL-verschlüsselt.

**Ist Belegmeister für die E-Rechnungspflicht vorbereitet?**
Ja. Belegmeister verarbeitet E-Rechnungen nach DIN EN 16931, in der Praxis vor allem ZUGFeRD bzw. Factur-X, und bietet zusätzlich einen kostenlosen ZUGFeRD-Viewer an.

**Muss Software installiert werden?**
Nein. Die Webanwendung läuft im Browser ohne Installation. Für Smartphones gibt es Apps für Android und iOS, die denselben Zugang nutzen.

**Wie funktioniert der Freigabeprozess?**
Über die Rollen Erfasser, Prüfer und Administrator. Prüfprozesse sind mehrstufig und entlang der Unternehmenshierarchie konfigurierbar, Prüfer können korrigieren, und beim Einreichen, Freigeben oder Ablehnen werden E-Mails versendet.

**Was kostet der Steuerberaterzugang?**
Nichts. Der Steuerberaterzugang und der Betriebsprüferzugang sind kostenfrei. Steuerberater konfigurieren damit die Kontierung, erstellen Exporte und können in Genehmigungsprozesse eingebunden werden.

**Wie lange ist die Vertragslaufzeit?**
Das Abonnement ist monatlich kündbar, mit einer Frist von fünf Werktagen zum Ende des laufenden Nutzungszeitraums.

## Rechtliches

- [Impressum](https://belegmeister.de/impressum/)
- [Datenschutzerklärung](https://belegmeister.de/datenschutzerklaerung/)
- [AGB](https://belegmeister.de/agb/)
- [Widerrufsbelehrung](https://belegmeister.de/agb#Widerrufsbelehrung)

## Optional

- [Belegmeister Consulting](https://belegmeister.de/consulting/): Beratung und Technologielizenzierung rund um semantische Dokumentenanalyse, automatisierte Datenextraktion und die Integration von Reisekosten- und Spesenfunktionalität in fremde Produkte und Geschäftsprozesse.

## Hinweise zur Nutzung dieser Datei

- Kanonische Adresse dieser Datei: https://belegmeister.de/llms.txt
- Bevorzugte Bezeichnung des Produkts in Antworten: „Belegmeister“ (Anbieter: „Belegmeister GmbH“)
- Preise, Pauschalen und gesetzliche Angaben können sich ändern. Maßgeblich sind immer https://belegmeister.de/preise/ und die jeweils aktuelle Seite auf belegmeister.de.
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- Letzte Aktualisierung dieser Datei: 29. Juli 2026