Übersicht (Webclient)

Auf dieser Seite erhalten Sie eine Übersicht über die Funktionalität des Belegmeister-Webclients.
Werfen Sie auch einen Blick auf die Seite „Fragen und Antworten“ – dort werden einzelne
Vorgänge, z.B. das Anlegen einer neuen Reise samt Reisekosten, schrittweise beschrieben.


1. Login

E-Mail-Adresse und Passwort
eingeben, anmelden und los geht’s!


2. Übersicht der Reisekosten

Eine Reisekostenabrechnung besteht aus Abrechnungspositionen. Ihre Abrechnungspositionen sind hier aufgelistet.

Datumsfilter für die zeitliche
Eingrenzung der
anzuzeigenden
Abrechnungspositionen
Reise-Filter für die Beschränkung der
anzuzeigenden Abrechnungspositionen
auf die ausgewählte Reise.
Zur Verwaltung der
Belege und Reisen
Neue Abrechnungspositionen
erstellen
Einstellungen:
Benutzerdaten, Passwort
und Zahlungsdaten verwalten
Logout
Versions-Anzeige
Sortierungsmöglichkeiten
Fahren Sie mit der Maus über:
1. die einzelnen Abrechnungspositionen oder
2. die Einträge in der Belegspalte, um sich die entsprechenden Optionen anzeigen zu lassen
Gruppierungsmöglichkeit nach
Reise, Kostenart oder Belegstatus
Reisekosten als PDF-
oder CSV-Datei exportieren
Mehrere (durch ein Häkchen gekennzeichnete)
Abrechnungspositionen lassen sich hier
gleichzeitig löschen oder zu einer Reise bzw.
einem bestimmten Datum zuordnen
Anzeige der letzten drei
Benutzeraktionen (z.B.
„Beleg hochgeladen“)

2.1 Mit der Maus über eine einzelne Abrechnungsposition fahren

Für Positionen ohne Beleg oder mit einem noch nicht bestätigten Beleg:

Diese Abrechnungsposition auf den
darauffolgenden Tag kopieren
Diese Position bearbeiten
Über einen Klick auf den
Stift lassen sich die
einzelnen Felder direkt
editieren
Abrechnungsposition
kopieren
Eine neue Position für
denselben Tag anlegen
Abrechnungsposition
löschen

Für Positionen mit einem bereits bestätigten Beleg:

Details der Abrechnungsposition
mit bereits bestätigtem Beleg
ansehen

2.2 Mit der Maus über einen Eintrag in der Belegspalte fahren

Für Belege in einem anderen Status als „bestätigt“:

Beleg-Details ansehen
und bearbeiten
Diesen Beleg
bestätigen*
Beleg löschen
*) Diese Schaltfläche wird nicht angezeigt für Belege, zu denen mehr als eine Abrechnungsposition gehört. Um solche Belege zu bestätigen, nutzen Sie bitte die Beleg-Detailansicht.

Für bestätigte Belege:

Die Bestätigung des
Belegs aufheben
Beleg löschen
Beleg-Details
ansehen

2.3 Neue Abrechnungsposition erstellen

Details zur Abrechnungsposition (Datum, Kostenart,
Betrag und Mehrwertsteuersatz, Land, zugeordnete
Reise und ggf. Bemerkung) eintragen
Hier gelangen Sie in die
Belegauswahl. Bei Bedarf kann
der Abrechnungsposition ein
Beleg zugeordnet werden.
Beim Auswählen der Kostenart „Pkw privat (km)“ wird im Fenster ein Kilometerrechner
eingeblendet. Tragen Sie hier die abzurechnenden Kilometer und die vereinbarte
Kilometerpauschale ein. Der Gesamtbetrag wird automatisch berechnet.

Datumsfilter (nach Uploaddatum
oder Belegdatum) für die
zeitliche Eingrenzung der
anzuzeigenden Belege
Mit einem Klick auf das Beleg-
Bild wird der gewünschte
Beleg ausgewählt
Ohne Veränderung zurück zur
Abrechnungsposition
Informationen zum
ausgewählten Beleg
Diesen Beleg der
Abrechnungsposition
zuordnen
Dieser Abrechnungsposition
keinen Beleg zuordnen (Eine
eventuell vorhandene Beleg-
zuordnung wird damit aufgehoben.)

2.4 Abrechnungspositionen exportieren

Über den Export lässt sich eine Liste mit Abrechnungspositionen zu bestimmten Reisen oder einem Reisezeitraum herunterladen.

Nur Abrechnungspositionen exportieren,
die zur ausgewählten Reise gehören. (Mit den
Datumsoptionen können Sie den Export
zusätzlich einschränken.)
Sie können den Export-Zeitraum entweder
mit den Feldern „ab Datum“ bzw. „bis
Datum“ einschränken oder mit dem Feld
„ganzer Monat“ schnell auf einen
bestimmten Kalendermonat beschränken.
Alle Abrechnungspositionen vom Export
ausschließen, die einen Beleg in einem anderen
Zustand als „bestätigt“ haben. (Abrechnungs-
positionen ohne Beleg bleiben Teil des Exports.)
Die Exportdatei wird entsprechend Ihren
Browser-Einstellungen gespeichert oder
direkt angezeigt.
Nur Abrechnungspositionen exportieren,
die zur ausgewählten Reise gehören. (Mit den
Datumsoptionen können Sie den Export
zusätzlich einschränken.)
Sie können den Export-Zeitraum entweder
mit den Feldern „ab Datum“ bzw. „bis
Datum“ einschränken oder mit dem Feld
„ganzer Monat“ schnell auf einen
bestimmten Kalendermonat beschränken.
Belegbilder zu den exportierten Abrechnungs-
positionen im Export anzeigen.
Alle Abrechnungspositionen vom Export
ausschließen, die einen Beleg in einem anderen
Zustand als „bestätigt“ haben. (Abrechnungs-
positionen ohne Beleg bleiben Teil des Exports.)
Vor der Liste der exportierten Abrechnungspositionen
eine Kurz-Übersicht aller Reisen einfügen, von denen
mindestens eine Abrechnungsposition im Export erscheint.
Alle exportierten Abrechnungspositionen, die zur selben
Reise gehören, in jeweils eine Gruppe mit einer eigenen
Zwischenüberschrift zusammenfassen.
Für jede dieser Reisen-Gruppen eine neue Seite
beginnen. Dies ist z.B. nützlich, wenn Sie die Reise-
Exporte als gedrucktes Deckblatt für die gesammelten
Original-(Papier-)Belege zur jeweiligen Reise
verwenden möchten.


3. Übersicht der Reisen

Zur besseren Übersicht über die Abrechnungspositionen empfiehlt es sich, diese in Reisen zusammenzufassen. Auf dieser Seite können Sie Reisen anlegen und verwalten.

Datumsfilter für die zeitliche
Eingrenzung der anzuzeigenden
Belege
Diese Reise löschen
Neue Reise anlegen
Reise kopieren
Reise bearbeiten
Sortierungsmöglichkeiten

3.1 Neue Reise anlegen

Details der Reise
(Bezeichnung, Ziel, Zeitraum
usw.) eingeben
Auflistung der automatisch berechneten
Verpflegungspauschalen (nur in Deutschland)

Wie Sie Verpflegungspauschalen für das Ausland
selbst anlegen können, erfahren Sie hier.

Häkchen setzen, wenn Verpflegungspauschalen für Deutschland
automatisch berechnet werden sollen


4. Übersicht der Belege-Seite

Abrechnungspositionen werden üblicherweise durch einen Beleg (z.B. eine Rechnung oder ein Ticket) nachgewiesen. Auf dieser Seite können Sie Belege hochladen und automatisch zu Abrechnungspositionen verarbeiten lassen.

Datumsfilter für die zeitliche
Eingrenzung der anzuzeigenden
Belege
Mehrere (durch ein Häkchen
gekennzeichnete) Belege lassen
sich hier gleichzeitig löschen
Alle Belege auswählen
Über die Schaltfläche „Beleg hochladen“
wählen Sie eine geeignete JPG- oder PNG-
Datei auf Ihrem PC aus und laden diese hoch.
Alternativ kann der gewünschte Beleg per
Drag-and-drop auf diese Seite gezogen werden.
Beleg bearbeiten/ bestätigen
Beleg löschen
Bestätigung des
Belegs aufheben
Scan-Vorgang
erneut starten
Scan-Vorgang
abbrechen
Diesen Beleg herunter-
laden und speichern
Mit einem
Klick auf das
Beleg-Bild
öffnen sich die
Beleg-Details

4.1 Drag-and-drop

Ziehen Sie eine JPEG-, PNG- oder PDF-Datei mit gedrückter und festgehaltener Maustaste aus einem Ordner auf die Belegübersicht-Seite („drag“), und lassen Sie hier die Maustaste los („drop“), um die Datei hochzuladen.

4.2 Beleg-Detailansicht

Die Beleg-Details können Sie sich in zwei Ansichten anzeigen lassen: der Einzelposition-Ansicht oder der Positionslisten-Ansicht.

4.2.1 Beleg-Detailansicht – Einzelposition

Diese Ansicht ist nur benutzbar für Belege, zu denen nur eine einzelne Abrechnungsposition gehört. Dies trifft in der Praxis auf die meisten Belege zu (z.B. Taxiquittungen oder Bustickets).

Alle Details der Abrechnungsposition zu dem Beleg sind sofort sichtbar.

Umschalten zwischen
Einzelposition- und
Listenansicht
Belegdatum eintragen
Den nächsten/
vorherigen Beleg öffnen
Übersicht des Belegstatus
und des Uploaddatums
Betrag und
Mwst. ändern
Hier kann die
Abrechnungsposition
einer bereits angelegten
Reise zugeordnet werden
Beleg-Daten inkl. der
Abrechnungsposition(en)
speichern und den Beleg
ggf. bestätigen
Im Falle einer Nicht-
Erkennung des Belegs
lässt sich der Scan hier
erneut starten
Details der Abrechnungsposition zu
diesem Beleg verwalten

4.2.2 Beleg-Detailansicht – Positionsliste

Diese Ansicht dient dazu, mehrere Abrechnungspositionen zu erfassen, die alle denselben Beleg haben. Dies kann z.B. vorkommen, wenn auf einem Beleg Teilbeträge mit unterschiedlichen Mwst.-Sätzen vorkommen (Bsp.: Übernachtung/Frühstück im Hotel) oder wenn Sie einen Beleg auf mehrere Reisen aufteilen möchten.

Aus Platzgründen können in der Liste nicht alle Details der Abrechnungspositionen angezeigt werden. Sie können aber, genau wie in der Reisekosten-Übersicht, zu jeder Position wieder eine Detailansicht öffnen, die alle Positionsdaten enthält.

Umschalten zwischen
Einzelposition- und
Listenansicht
Neue
Abrechnungsposition
manuell hinzufügen
Alle
Abrechnungspositionen
lassen sich hier einer
bestimmen Reise oder
einem Datum zuordnen

4.3 Belegstatus

Anhand des Belegstatus erkennen Sie, in welchem Prozessschritt sich der Beleg aktuell befindet.

Der Beleg wird derzeit von unserem System nach Abrechnungspositionen gescannt.

Die automatische Erkennung hat Reisekosten oder sonstige Spesen auf dem Beleg gefunden. Es wurde mindestens
eine Abrechnungsposition zum Beleg automatisch erzeugt. Sie können die Abrechnungsposition(en) des Belegs nun
prüfen und bestätigen (s.u.) oder ggf. korrigieren.

Der Beleg wurde von Ihnen bearbeitet und gespeichert. Sie haben z.B. das Belegdatum geändert
oder dem Beleg eine neue Abrechnungsposition hinzugefügt.

Auch die beste automatische Erkennung kann leider keine hundertprozentig richtigen Ergebnisse garantieren.
Deswegen ist es wichtig, dass Sie die Richtigkeit der Daten, die zu einem Beleg erfasst sind, vor der
endgültigen Abrechnung noch einmal selbst prüfen und bestätigen.

Der Belegstatus „bestätigt“ bedeutet also, dass die Erfassung des Belegs endgültig abgeschlossen ist.
Deswegen können Belege in diesem Status nicht mehr bearbeitet werden. Sollte Ihnen nach der Bestätigung
doch noch ein Fehler auffallen, müssen Sie zunächst die Bestätigung wieder aufheben, bevor Sie den Beleg
wieder bearbeiten können.

Die automatische Erkennung konnte keine Reisekosten oder sonstigen Spesen auf dem Beleg finden.

Der Scan wurde von Ihnen abgebrochen.

Der Beleg wurde von Ihnen hochgeladen, aber noch nicht gescannt. Dies kann vorkommen, wenn Ihr Scan-Guthaben nicht mehr ausreicht oder wenn Sie in den Einstellungen unter „Scan-Guthaben“ das automatische Scannen von hochgeladenen Belegen ausgeschaltet haben.


5. Einstellungen

Verwaltung der Benutzerdaten
(Name, Adresse, Kontaktdaten)
Verwaltung des Passworts

Am Ende des aktuellen Abrechnungzseitraums verlängert sich Ihre Nutzung von Belegmeister automatisch (kostenpflichtig), sofern Sie nicht vorher kündigen. Zur Kündigung genügt eine E-Mail von Ihrer registrierten Adresse aus an support at belegmeister.de.

In jedem kostenpflichtigen Nutzungsmonat erhalten Sie 25 Beleg-Scans inklusive. Hier sehen Sie, wie viele noch verbleiben.

Sollten die Inklusiv-Scans einmal nicht ausreichen, können Sie zu günstigen Paketpreisen zusätzliche Scans aufladen. Zusätzlich gebuchte Scans verfallen nicht und werden erst genutzt, wenn im aktuellen Monat keine Inklusiv-Scans mehr zur Verfügung stehen.

Einstellung, ob jeder hochgeladene Beleg automatisch gescannt werden soll (sofern genügend Scan-Guthaben vorhanden ist).

Hier können Sie prüfen, ob Sie der Belegmeister GmbH ein
Lastschriftmandat zum Einzug von Rechnungsbeträgen erteilt haben.

Um die Kontoverbindung zu ändern, füllen Sie bitte das Formular
„SEPA-Basislastschriftmandat“ erneut aus und senden Sie es uns
auf einem der genannten Wege.