Fragen und Antworten


Wie lege ich eine neue Reise samt Reisekosten an?

1. Neue Reise anlegen

Wählen Sie den Reiter „Reisen“ aus und legen Sie über die Schaltfläche „+Neu“ eine neue Reise im System mit gewünschter Bezeichnung, dem Ziel, dem Zeitraum der Reise und gegebenenfalls einer Beschreibung an.

Sollten Sie für den angegebenen Zeitraum Verpflegungspauschalen von Ihrem Arbeitgeber erhalten, lassen Sie das entsprechende Häkchen gesetzt, sodass die Pauschalen automatisch berechnet werden. Derzeit können die Verpflegungspauschalen nur für Deutschland automatisch berechnet werden. In einer nachfolgenden Version wird diese Funktion auch für weitere Länder zur Verfügung stehen.

Anschließend speichern Sie die neue Reise.

Klicken Sie hier, wenn Sie erfahren möchten, wie Sie Verpflegungspauschalen für das Ausland selbst anlegen können.

Die Anwendung der Verpflegungspauschale ist von der Abwesenheit an einzelnen Kalendertagen abhängig. Die Pauschale für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise sowie für eintägige Reisen ab acht Stunden Abwesenheit beträgt in Deutschland derzeit 12 Euro. Bei ganztägiger Abwesenheit ist in Deutschland eine Pauschale von 24 Euro anwendbar.

2. Belege hochladen, überprüfen, speichern und bestätigen

Öffnen Sie den Reiter „Belege“ und laden Sie hier die Belege (z.B.: Hotelrechnung, Parkticket, Taxiquittung o.ä.) dieser Reise hoch. Sie zwei haben hier zwei Möglichkeiten: Klicken Sie auf „Beleg hochladen“, um eine Datei auszuwählen, oder wählen Sie die einfache Drag-and-drop-Variante, indem Sie das gewünschte Beleg-Bild von Ihrem Computer auf die Belege-Seite ziehen.

Der Beleg wird nun vom System nach Abrechnungspositionen gescannt. Dies kann einige Stunden dauern. Der Belegstatus lautet nun „Scan läuft“.

Wenn die Erkennung erfolgreich abgeschlossen ist, hat der Beleg den Status „Erkannt“. Klicken Sie auf das Beleg-Bild, um die Detailansicht des Belegs zu öffnen.

In den Beleg-Details gibt es zwei Ansichten: die Einzelansicht für Belege, zu denen nur eine Abrechnungsposition gehört und die Listenansicht für Belege, zu denen mehrere Abrechnungspositionen gehören. Genauere Beschreibungen dieser Ansichten finden Sie hier.

Prüfen Sie hier die vom System erkannten Belegdaten und führen Sie gegebenenfalls Korrekturen durch. Ordnen Sie anschließend die Abrechnungsposition(en) der zuvor angelegten Reise zu.

Bei Belegen mit nur einer Abrechnungsposition:

Bei Belegen mit mehreren Abrechnungspositionen:

Wichtig: Belege sind nicht mit Abrechnungspositionen zu verwechseln. Aus den meisten Belegen entsteht genau eine Abrechnungsposition. Sie können aber jeden Beleg auf beliebig viele Abrechnungspositionen aufteilen. Beispiele für Belege mit mehreren Positionen finden Sie nachfolgend.

Beispiel 1

Sie haben an einem Tag zwei (oder mehr) Kundentermine in der gleichen Stadt und möchten die Reisekosten auf die Kunden aufteilen. Zunächst wird für jeden Kunden eine eigene Reise angelegt (siehe Kapitel „Reise anlegen“).

Anschließend werden zu den Belegen (Hotelrechnung, Taxiquittung o.ä) jeweils zwei (oder mehr) Abrechnungspositionen erstellt, welche den Reisen – und somit den Kunden – zugeordnet werden.

Beispiel 2

Auf einer Hotelrechnung befinden sich mehrere Abrechnungspositionen für Übernachtungen und Frühstück. Zu beachten ist hierbei, dass Übernachtungen mit 7% und Frühstück mit 19% Mehrwertsteuer zu berechnen sind. Aus diesem Grund müssen für Übernachtungen und Frühstück getrennte Abrechnungspositionen angelegt werden.

Wenn Sie sicher sind, dass alle Beleg-Daten korrekt erfasst wurden, drücken Sie auf „Speichern und Beleg bestätigen“.

Diese Bestätigung dient nur Ihnen als Markierung, um den Überblick über bereits überprüfte Belege zu behalten. Sie verändert keine inhaltlichen Belegdaten.

Falls Sie Änderungen an einem Beleg speichern, ihn aber noch nicht bestätigen, ändert sich der Belegstatus zu „Bearbeitet“.

Sollte Ihnen nach der Bestätigung noch ein Fehler auffallen, so können Sie die Bestätigung wieder aufheben. Dies geht zum Beispiel über die Schaltfläche in dem kleinen Menü, das sich öffnet, sobald Sie auf der Belege-Seite mit der Maus über den gewünschten Beleg fahren.

3. Abrechnungsposition manuell hinzufügen

Öffnen Sie den Reiter Reisekosten. Hier sehen Sie jetzt die Abrechnungspositionen zu den Belegen, die Sie in Schritt 2 angelegt haben. Falls Sie Positionen vermissen, prüfen Sie den Datumsfilter und Reisefilter.

Falls Sie der Reise Abrechnungspositionen ohne Beleg hinzufügen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche und geben Sie die Positionsdaten manuell ein.

Wichtig: Abrechnungspositionen sind nicht mit Belegen zu verwechseln. Aus den meisten Belegen entsteht genau eine Abrechnungsposition. Sie können aber jeden Beleg auf beliebig viele Abrechnungspositionen aufteilen.

Beispiel für eine neue Abrechnungsposition ohne Beleg:
Eine Fahrt mit dem privaten Pkw zu einem Kunden:
Geben Sie in diesem Fall als Kostenart „Pkw privat (km)“ an. Im Fenster erscheint nun ein Kilometerrechner, in den Sie die Anzahl der zurückgelegten Kilometer und das vereinbarte Kilometergeld eintragen.

4. Auflistung aller Abrechnungspositionen

Im Reiter Reisekosten werden nun die von Ihnen erstellten Abrechnungspositionen angezeigt.

Zur besseren Übersicht können Sie die Abrechnungspositionen nach Reise, Kostenart oder Belegstatus gruppieren oder nach einer Reise oder einem Zeitraum filtern.


Wie kann ich die Reisekosten exportieren?

Öffnen Sie den Reiter „Reisekosten“ und klicken Sie auf die Schaltfläche . Wählen Sie das gewünschte Export-Dateiformat aus.

Wählen Sie im daraufhin erscheinenden Exportdialog die gewünschten Optionen aus und klicken Sie auf „Exportieren“. Die Bedeutungen der einzelnen Optionen im Exportdialog finden Sie hier.

Ob die exportierte Datei direkt in einem anderen Programm geöffnet oder nur gespeichert wird, hängt von Ihren Browser-Einstellungen ab.


Was kann ich tun, wenn ein Beleg nicht erkannt wurde?

Wenn ein Beleg nicht erkannt wurde, wurden vom System beim Scannen keine Abrechnungspositionen angelegt.

Öffnen Sie in diesem Fall einfach auf der Belege-Seite mit einem Klick auf den Beleg die Detailansicht und legen Sie hier eine oder mehrere Abrechnungspositionen von Hand an.


Wie lege ich Verpflegungspauschalen für das Ausland an?

Öffnen Sie den Reiter „Reisekosten“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „+ Neu“, um eine neue Abrechnungsposition zu erstellen. Wählen Sie nun die Kostenart „Pauschale 24 h“ oder „Pauschale unter 24 h“ aus und tragen Sie das Positionsdatum ein. Anschließend klicken Sie auf das weiße Feld rechts neben „Deutschland“, um die Position dem Ausland zuzuordnen. Tragen Sie den für das jeweilige Land entsprechenden Betrag ein. Die aktuell gültigen Verpflegungspauschalen für Auslandsreisen finden Sie hier.

Speichern Sie die neue Abrechnungsposition.

Um die Auslandsverpflegungspauschale nicht für jeden Tag manuell anlegen zu müssen, können die Abrechnungsposition auf den darauffolgenden Tag kopiert werden. Fahren Sie dazu mit der Maus über die zuvor angelegte Abrechnungsposition für die Auslandsverpflegungspauschale und klicken Sie, in den nun links eingeblendeten Optionen, auf den mittleren Pfeil, um die Position auf den nächsten Tag zu kopieren.


Werden Belege bei Belegmeister revisionssicher gespeichert?
Kann ich die Papierbelege nach dem Upload wegwerfen/vernichten?

Belegmeister ist eine Lösung zur einfachen Erfassung Ihrer Reisekosten und Spesen (Scannen statt Abtippen). Die so erfassten Abrechnungspositionen können Sie exportieren und weiterverwenden, z.B. in der Buchhaltung oder in der Steuererklärung.

Die hochgeladenen Belege sichern wir – wie alle anderen Kundendaten auch – stets nach dem aktuellen Stand der Technik und mit größter Sorgfalt gegen Datenverlust, Manipulation und unbefugten Zugriff. Dennoch kann Belegmeister derzeit noch nicht die besonders komplexen organisatorischen Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung im Sinne des deutschen Rechts (HGB, AO, GoBD bzw. GDPdU) erfüllen. Unternehmen, die Belegmeister nutzen, sind somit weiterhin dafür verantwortlich, ihre Belege außerhalb von Belegmeister gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zu archivieren.

Wir planen aber, in Zukunft auch dieses Problem für Sie zu lösen, damit es bald nicht nur „Scannen statt Abtippen“ sondern auch „Scannen und Papier wegwerfen“ heißt.


Was bedeutet der Belegstatus?

Belegstatus

Anhand des Belegstatus erkennen Sie, in welchem Prozessschritt sich der Beleg aktuell befindet.

Der Beleg wird derzeit von unserem System nach Abrechnungspositionen gescannt.

Die automatische Erkennung hat Reisekosten oder sonstige Spesen auf dem Beleg gefunden. Es wurde mindestens
eine Abrechnungsposition zum Beleg automatisch erzeugt. Sie können die Abrechnungsposition(en) des Belegs nun
prüfen und bestätigen (s.u.) oder ggf. korrigieren.

Der Beleg wurde von Ihnen bearbeitet und gespeichert. Sie haben z.B. das Belegdatum geändert
oder dem Beleg eine neue Abrechnungsposition hinzugefügt.

Auch die beste automatische Erkennung kann leider keine hundertprozentig richtigen Ergebnisse garantieren.
Deswegen ist es wichtig, dass Sie die Richtigkeit der Daten, die zu einem Beleg erfasst sind, vor der
endgültigen Abrechnung noch einmal selbst prüfen und bestätigen.

Der Belegstatus „bestätigt“ bedeutet also, dass die Erfassung des Belegs endgültig abgeschlossen ist.
Deswegen können Belege in diesem Status nicht mehr bearbeitet werden. Sollte Ihnen nach der Bestätigung
doch noch ein Fehler auffallen, müssen Sie zunächst die Bestätigung wieder aufheben, bevor Sie den Beleg
wieder bearbeiten können.

Die automatische Erkennung konnte keine Reisekosten oder sonstigen Spesen auf dem Beleg finden.

Der Scan wurde von Ihnen abgebrochen.

Der Beleg wurde von Ihnen hochgeladen, aber noch nicht gescannt. Dies kann vorkommen, wenn Ihr Scan-Guthaben nicht mehr ausreicht oder wenn Sie in den Einstellungen unter „Scan-Guthaben“ das automatische Scannen von hochgeladenen Belegen ausgeschaltet haben.


Was kann ich tun, wenn ich mein Passwort vergessen habe?

Klicken Sie auf den Link „Passwort vergessen?“ auf der Anmelde-Seite und folgen Sie den weiteren Anweisungen dort. Bei Fragen oder Problemen schreiben Sie bitte an: support@belegmeister.de